PROXESS DMS ergänzt Microsoft Dynamics 365 Business Central um rechtskonforme Archivierung, KI-basierte Belegerkennung und automatisierte Workflows

Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics 365 BC) stellt als ERP-System für KMU praktische Basisfunktionalitäten, deren Effizienz durch Experten-Tools maßgeblich optimiert werden können. So schließt die Integration des Dokumentenmanagementsystems PROXESS DMS gleich mehrere Funktionslücken. Geboten werden eine rechtssichere Archivierung von Eingangs- und Ausgangsdokumenten direkt aus dem System inklusive Recherchezugriff, eine automatisierte KI-gestützte Belegerfassung sowie ein digitaler Workflow zur Bearbeitung von Eingangsdokumenten.

Rechtskonformes digitales Archiv

Die Standardversion von Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet keine Möglichkeit zur rechtssicheren digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten. Doch durch die Integration des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS werden ein- und ausgehende Dokumente automatisch, sicher und GoBD-konform in einem digitalen Archiv gespeichert. Über eine Drag & Drop-Zone in der Business-Central-Benutzeroberfläche lassen sich zudem weitere Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet, mit den richtigen Schlagworten archiviert und die spätere Suche vereinfacht. So kann der komplette Vorgang auch Jahre später noch eingesehen werden. Dabei sind die archivierten Dokumente aus der gewohnten Business-Central-Oberfläche abrufbar, können aber auch standortunabhängig über den PROXESS Web Client genutzt werden, ohne dass der Anwender auf das ERP-System zugreifen muss.

Maximale Effizienz durch KI-Belegerkennung und automatisierten Eingangsrechnungsprozess

Mit der Integration des Dokumentenmanagementsystems in das Microsoft ERP-System kommen Unternehmen nicht nur besonders einfach ihren Pflichten in Bezug auf ein digitales Archiv nach, sondern haben darüber hinaus die Möglichkeit, durch weitreichende Automatisierung einzelner Arbeitsprozesse Zeitressourcen zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren. Denn während im Funktionsumfang von Dynamics 365 BC weder OCR-Texterkennung noch ein digitaler Bearbeitungsworkflow geboten wird, offeriert die Integration von PROXESS eine KI-basierte Dokumentenerkennung sowie die Möglichkeit, den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abzubilden – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis hin zur Buchung und Zahlung.

In der Praxis werden die unterschiedlichen Dokumente und Eingangsquellen gebündelt und direkt an ein E-Mail-Eingangspostfach für Rechnungen gesendet. Dabei liest die KI-gestützte Software die relevanten Belegdaten automatisch aus und gleicht die erkannten Informationen, wie Lieferanten, Rechnungsnummern, Netto- und Bruttobeträge, etc., mit vorhandenen Stammdaten aus dem Dynamics 365 BC ab. Ungereimtheiten werden erkannt und können durch Anwendende manuell korrigiert werden. Ist ein automatischer Abgleich mit Bestellpositionen aus Business Central möglich, werden erkannte Rechnungsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Kosten- oder Warenrechnungen ohne Bestellbezug durchlaufen bis zur finalen Archivierung noch einige manuelle Bearbeitungs- und Freigabe-Schritte.

Doch auch hier hat PROXESS eine Lösung in petto: Der PROXESS Workflow leitet die Eingangsrechnungen durch die sachliche und rechnerische Prüfung, dabei ist der aktuelle Bearbeitungsstand der Rechnung jederzeit einsehbar. Während des Prüfungs- und Freigabeprozesses können bereits Kostenstellen zugeordnet und Kontierungsvorschläge erfasst werden. Die PROXESS-Integration greift dabei auf die FIBU-Stammdaten aus Business Central zu. Nach der digitalen Freigabe kann die Rechnung gebucht werden und wird automatisch archiviert. Die Archivierung erfolgt inklusive des Bearbeitungsprotokolls sowie Kontierungsinformationen und bietet daher maximale Information und Transparenz. So sind die Eingangsrechnungen zu jeder Zeit und auf Wunsch inklusive aller zum Vorgang zugehörigen Belege stets abrufbar, ohne die Business Central Oberfläche verlassen zu müssen. Im DMS Client selbst stehen zudem viele Suchoptionen, wie Stichwort-, Filter- oder Belegnummernsuche zur schnellen und einfachen weiterführenden Suche zur Verfügung.

Integrationsplattform PROXESS Hub

Die völlig nahtlose Integration des PROXESS DMS Moduls für Microsoft Dynamics 365 Business Central basiert auf einem eigens entwickelten ausgefeilten Integrationstool für Drittsysteme. Auf technologischer Grundlage des Microsoft BizTalk Servers bietet das Tool PROXESS Hub in hybriden Umgebungen die perfekte Lösung für die einfache Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Dabei arbeitet es je nach Anforderung On-Premises oder via Cloud und wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem PROXESS Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoringtool viel Sicherheit und Transparenz.

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PROXESS als Hersteller des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems unterstützt vor allem mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Dokumentenprozesse von morgen. Die PROXESS GmbH entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum und HABEL – zwei Pionieren des Dokumentenmanagementsystems – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen. Der Name PROXESS steht dabei als Wortkreation aus der Kombination von „Progress“ und „Success“.

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