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Leise rieselt der Stress: So entkommen Sie dem E-Rechnungschaos 2025

Ab 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Die Mehrheit ist noch nicht soweit – darum kommt hier der schnelle Erste-Hilfe-Kasten für die Vorweihnachtszeit.

BildLaut Bitkom ist nicht einmal die Hälfte der Unternehmen schon auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. Doch ab Anfang 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, digitale Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD klarzukommen.

Diese neuen Formate können unvorbereiteten Unternehmen gleich nach dem Jahreswechsel ein Problem bescheren. Denn E-Rechnungen bestehen häufig nur aus einem maschinenlesbaren Datensatz, der für Menschen schwer entzifferbar und demnach nicht verarbeitbar ist. Der gewohnte Aufbau einer Rechnung, wie ihn alle aus PDFs oder Papierrechnungen kennen, ist keine Pflicht mehr. Vorgeschrieben ist allein der zugrundeliegende Datensatz.

Um dieses Problem zu lösen, haben viele Unternehmen bereits ein passendes Programm wie ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) wie Amagno eingeführt. Doch längst nicht alle haben diesen Prozess durchlaufen. Ihnen helfen drei einfache Schritte, die sich entspannt noch vor Weihnachten umsetzen lassen.

Schritt 1: Ein E-Mail-Postfach einrichten

Die Norm EN 16931 schreibt bisher nur vor, aus welchen Daten E-Rechnungen bestehen müssen. Wie Unternehmen sie empfangen, ist ihnen freigestellt. Wichtig ist allerdings weiterhin, dass die Vollständigkeit und Unveränderlichkeit der Rechnungen gewährleistet ist.

Am einfachsten ist es, für den Empfang von E-Rechnungen eine bisher sehr gängige Methode zu nutzen: ein E-Mail-Postfach. Viele Unternehmen nutzen bereits spezielle Mailadressen, an die alle Rechnungen verschickt werden. Diese können genauso auch für E-Rechnungen eingesetzt werden. Wichtig dabei ist, dass die E-Mail-Adresse nur Lieferanten mitgeteilt wird, um Missbrauch und Spam zu reduzieren.

Das Praktische: Ein E-Mail-Postfach für E-Rechnungen ist schnell eingerichtet und lässt sich später einfach mit einem DMS oder ECM verknüpfen.

Schritt 2: Einen Viewer nutzen

Die aktuell gängigsten Formate für E-Rechnungen sind die XRechnung und ZUGFeRD. Beide bestehen aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz in Form einer XML-Datei. Beim Format ZUGFeRD ist dieser in ein PDF eingebettet – mit einem einfachen PDF-Reader können Mitarbeitende solche Rechnungen also weiterhin lesen. Ob die gesetzlich vorgeschriebenen Daten jedoch wirklich richtig hinterlegt sind, lässt sich im PDF nicht erkennen.

Eine schnelle Abhilfe schaffen E-Rechnungs-Viewer. Diese einfachen Programme können XML-Datensätze anzeigen, sprich in eine für Menschen lesbare Form übersetzen. Zudem überprüfen sie, ob alle nötigen Daten hinterlegt sind. Mitarbeitende können somit die Inhalte prüfen und den Zahlungsprozess starten.

Wer sich nach einem E-Rechnungs-Viewer umschaut, findet mittlerweile viele Angebote. Auch kostenlose Tools sind dabei. Wichtig zu wissen ist: Die meisten kostenlosen E-Rechnungs-Viewer sind webbasiert. Das ist auf der einen Seite praktisch, da kein Programm installiert werden muss. Auf der anderen Seite kann es gerade für (mittel-)große Unternehmen aufwendig sein, Rechnungen einzeln hochzuladen. Zudem muss der Datenschutz gewährleistet sein.

Schritt 3: Die Weichen für ein DMS/ECM stellen

Ein E-Rechnungs-Viewer ist eine einfache und schnelle Lösung, um sich noch vor Weihnachten rudimentär auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten. Langfristig sollten Unternehmen jedoch darüber nachdenken, ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) einzuführen.

Ein DMS oder ECM kann wie ein Viewer E-Rechnungen anzeigen und überprüfen. Hinzu kommen weitere Vorteile:
– Es kann mit dem E-Mail-Postfach verknüpft werden, sodass neue E-Rechnungen automatisch in das System einfließen.
– Es archiviert E-Rechnungen revisionssicher nach den gesetzlichen Vorgaben.
– Es lässt sich über Schnittstellen mit DATEV, dem hauseigenen ERP-System oder anderen Programmen verbinden, sodass Prozesse wie – Buchungen automatisiert angestoßen werden können.
– Es kann Daten extrahieren, eingebettete Informationen verarbeiten und diese auf Wunsch mit den zugehörigen Dokumenten verbinden.
– Es schafft Transparenz, da alle zuständigen Mitarbeitenden Änderungen wie digitale Stempel in Echtzeit einsehen können.

Ein DMS oder ECM bis zum Jahreswechsel auszuwählen, wäre ein Schnellschuss. Besser ist es, diesen Prozess mit frischer Energie Anfang 2025 zu starten.

Ein Neujahrsvorsatz für die Digitalisierung

Die E-Rechnungspflicht mag wie ein zusätzlicher Aufwand wirken. Sie birgt jedoch enormes Potenzial für Unternehmen. Der Wechsel von Papierbergen und wenig strukturierten PDFs hin zu klar definierten, digitalen E-Rechnungen spart langfristig Zeit, Kosten und Nerven.

Ein E-Mail-Postfach und ein einfacher Viewer leisten noch vor Weihnachten schnelle erste Hilfe, um ab dem 1. Januar 2025 rudimentär auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein. Mit einem DMS oder ECM lassen sich anschließend langfristig die Vorteile digitaler Rechnungen nutzen: mehr Effizienz und Transparenz. Diesen zukunftsorientierten Prozess anzustoßen, sollte zu den Top-3-Neujahrsvorsätzen gehören.

Autor:

Jens Büscher ist CEO und Gründer von Amagno, einem vielfach ausgezeichneten Oldenburger Unternehmen, das sich auf mitarbeiterfreundliches Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert hat. Vor der Gründung von Amagno 2010 arbeitete Jens Büscher mehrere Jahre im öffentlichen Dienst. Seine Erfahrungen dort veranlassten ihn, eine Software-Lösung zu entwickeln, mit der Unternehmen auf einfache Weise selbstständig Dokumente und Informationen digital verwalten und effiziente Workflows erstellen. Büschers aktuelle Innovation: ein auf KI basierendes Conversational ECM (CECM), das durch GPT das Chatten mit allen Dokumenten im Unternehmen ermöglicht.

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Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

Amagno GmbH
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web ..: https://amagno.de
email : info@amagno.de

Über Amagno

Mit einer einzigen leistungsstarken Lösung hilft Amagno Unternehmen, leicht mit Dokumenten und Informationen umzugehen und effiziente Workflows zu entwickeln. Amagno stellt dafür ein mitarbeiterfreundliches Dokumenten-Management-System und Enterprise Content Management (DMS / ECM) bereit – aus einer Hand und aus einem Guss. 35.000 Anwender nutzen die lizenzbasierte Lösung von Amagno. Sie ist auf eine hohe Unabhängigkeit ausgerichtet, so dass die Kunden nach sehr kurzer Einführungszeit selbstständig damit arbeiten.

Amagno wurde 2010 in Oldenburg gegründet und mehrfach ausgezeichnet, unter anderem von Deloitte, Financial Times und Focus. Das Ziel von Amagno ist es, es seinen Kunden leicht zu machen, alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen – nun durch die Gestaltung des Übergangs von Dokumenten zu KI-gelesenen Daten.

Weitere Informationen: www.amagno.de

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SCHIRMER Kommunikation
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Wirtschaft

Kostenloses Online-Seminar: Fit für die E-Rechnung – Ein Event und Ihr Unternehmen ist startklar!

Online-Seminar zur E-Rechnungspflicht am 15.10.2024: Erfahren Sie praxisnah, wie Ihr Unternehmen auf die gesetzliche E-Rechnung vorbereitet wird. Experten zeigen Lösungen und Handlungsschritte.

BildDie Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland steht kurz bevor. Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten zu können; nach Ablauf von Übergangsfristen wird auch der Versand von E-Rechnungen zur Pflicht. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen? Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden, um diese neue Anforderung erfolgreich umzusetzen? Auf welche Herausforderungen müssen Unternehmen vorbereitet sein und welche Lösungsansätze gibt es?

Im kostenlosen Online-Seminar „Fit für die E-Rechnung: Ein Event und Ihr Unternehmen ist startklar“ am 15. Oktober 2024 von 14:00 bis 16:30 Uhr, das von GetMyInvoices der fino data services GmbH ausgerichtet wird, erfahren Unternehmen praxisnah und kompetent, wie sie sich optimal auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten können.

Das Seminar bietet einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Vorgaben und zeigt praxisbewährte Lösungen zur effizienten Einführung der E-Rechnung auf. Experten aus der Praxis führen durch das Programm:
– Tim Roßky, Vorstand des Verbands elektronische Rechnung, mit dem Thema: „E-Rechnungen effizient managen – Die Roadmap für Ihr Unternehmen“
– Benjamin Kirschner, CMO & Geschäftsführer von FastBill, mit dem Thema: „E-Rechnungen erstellen & versenden – Grundlagen, Lösungen und Vorteile“
– Loris Caspari, Business Development Manager bei GetMyInvoices, mit dem Thema: „E-Rechnungen empfangen: So erfüllen Sie die Empfangspflicht für E-Rechnungen“
– Christian Déak, Geschäftsführer der DHW Steuerberatungsgesellschaft, mit dem Thema: „Digitalisierung in der Praxis: Von der Pflicht zur E-Rechnung hin zur papierlosen Wunschkanzlei“

Das Online-Seminar zeichnet sich durch praxisorientierte Inhalte und eine interaktive Gestaltung aus. So erhalten die Teilnehmenden praxisnahe Einblicke, wie Unternehmen die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgreich bewältigt haben. Darüber hinaus bieten Live-Demos anschauliche Erklärungen zu den notwendigen Schritten, die bis zum Stichtag am 1. Januar 2025 umgesetzt werden müssen, und präsentieren unmittelbar anwendbare Lösungen. Das interaktive Format ermöglicht es den Teilnehmenden, sich aktiv einzubringen – sei es durch Umfragen oder durch die Teilnahme an den Q&A-Sessions.

Nutzen auch Sie die Chance, sich frühzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten und profitieren Sie von einem praxisorientierten Wissensvorsprung. Mit den Erkenntnissen aus diesem Seminar wird Ihr Unternehmen bestens gerüstet sein, die gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig und effizient zu erfüllen.

Die Teilnahme am Seminar ist kostenlos. Melden Sie sich jetzt an: Zur Anmeldung

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

GetMyInvoices, fino data services GmbH
Herr Christoph Kähler
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34127 Kassel
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email : christoph.kaehler@fino.group

Über GetMyInvoices:
GetMyInvoices ist eine Softwarelösung von fino data services GmbH, für automatisiertes Rechnungsmanagement – komplementär zu jeder Buchhaltungssoftware. GetMyInvoices trägt Rechnungen aus verschiedensten Quellen, wie Kundenportale (Telekom, Amazon & mehr), E Mail-Postfächer oder per Scan-App, automatisch zusammen und legt diese zentral ab. Rechnungen können geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Im Anschluss werden die Rechnungen inklusive strukturierter Daten direkt an den Steuerberater oder die Buchhaltungssoftware übertragen. Mit GetMyInvoices sind Unternehmen in der Lage, ihre Buchhaltungsprozesse effizient zu digitalisieren und die E-Rechnungspflicht problemlos zu erfüllen.

„Sie können diese Pressemitteilung – auch in geänderter oder gekürzter Form – mit Quelllink auf unsere Homepage auf Ihrer Webseite kostenlos verwenden.“

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