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Wirtschaft

Sofort-Beratung zur Einführung der E-Rechnung: Praxisnahe Unterstützung bei ZUGFeRD und XRechnung

Die E-Rechnung kommt! Allerdings sind derzeit nur 10% der deutschen Unternehmen vollständig dazu in der Lage. Etwa 60% der Unternehmen fangen erste jetzt an, sich mit dem Thema E-Rechnung zu befassen.

BildMit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 stehen Unternehmen in Deutschland vor einer großen Herausforderung. Die neuen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes erfordern nicht nur die Umstellung auf elektronische Rechnungsformate, sondern auch die Einhaltung rechtlicher Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Archivierung digitaler Belege.

Zwei zentrale Standards für die elektronische Rechnungsstellung sind ZUGFeRD und XRechnung, die Unternehmen je nach Anforderung des jeweiligen Geschäftspartners einsetzen müssen. Während ZUGFeRD sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Datenformate in einer Datei verbindet, erfüllt XRechnung vor allem die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung. Welche Variante für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt von den jeweiligen Geschäftsprozessen und Partneranforderungen ab.

Jochen Treuz, langjähriger Experte für Rechnungswesen und Digitalisierung, bietet eine praxisorientierte Sofort-Beratung an, die sich gezielt an Unternehmen richtet, die kurzfristige Unterstützung benötigen. In einem Zeitraum von 1 bis 2 Stunden werden offene Fragen geklärt und die wichtigsten Schritte zur Einführung der E-Rechnung vermittelt. Der Fokus liegt auf einer rechtssicheren und effizienten Umsetzung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und der unternehmenstypischen Anforderungen. Die Beratung erfolgt online und ermöglicht es Unternehmen, schnell erste Maßnahmen umzusetzen.

Neben dieser Sofort-Beratung bietet Jochen Treuz auch Seminare zur E-Rechnung an. In Zusammenarbeit mit Kammern, Verbänden und Steuerberatern vermittelt er umfassendes Wissen zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in der Praxis. Er empfiehlt Unternehmen die Unterstützung bei diesen Institutionen zu suchen. Sie können wertvolle Unterstützung leisten, wenn es um die Umsetzung der Digitalisierung im Rechnungswesen geht.

Für kurzfristige Fragen oder zur Planung eines weiterführenden Workshops steht Jochen Treuz gerne zur Verfügung.
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HINWEIS: Jochen Treuz steht gerne auch als Autor für Gastbeiträge und Interviews zur Verfügung!

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

Jochen Treuz | Trainer und Berater
Herr Jochen Treuz
Nördliche Hauptstraße 44
69469 Weinheim
Deutschland

fon ..: 06201877470
web ..: https://www.treuz.de/jochen-treuz-leistungen/
email : info@treuz.de

Jochen Treuz ist Trainer, Berater und Autor mit langjähriger Erfahrung im Rechnungswesen. Seine Schwerpunkte liegen auf der elektronischen Rechnungsabwicklung (E-Invoicing). Seit 2015 unterstützt er Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Rechnungswesens. Jochen Treuz ist Autor des Buches „E-Rechnungen für Dummies“ und verbindet in seiner Arbeit Fachwissen mit praxisnahen Lösungen.

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Wirtschaft

„Jochen Treuz veröffentlicht Praxisleitfaden zur Einführung von E-Rechnungen für Unternehmen“

Die E-Rechnung kommt ab dem 1.1.2025 – Das Buch ist schon da: „E-Rechnungen für Dummies“ – ab sofort erhältlich!

BildWeinheim, 2. Januar 2025 – Die neue Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland tritt ab dem 1.1.2025 in Kraft. Passend dazu ist im Dezember das neue Buch „E-Rechnungen für Dummies“ von Jochen Treuz erschienen, welches die Unternehmen bei der schnellen und rechtssicheren Einführung der E-Rechnung unterstützt.

Für eine reibungslose Digitalisierung

„Das digitale Zeitalter erfordert Anpassungen in jedem Bereich des Unternehmens, besonders im Rechnungswesen“, erklärt Jochen Treuz, der erfolgreiche Trainer, Berater und Autor im Bereich der Digitalisierung des Rechnungswesen. Als anerkannter Experte in seinem Fach unterstützt er seit 2015 Unternehmen dabei, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Nun geht Jochen Treuz einen Schritt weiter und bietet mit dem Buch „E-Rechnungen für Dummies“ praxisnahe Hilfe zur Einführung der E-Rechnung an. Es erschien am 4. Dezember 2024 und kann jetzt in jeder Buchhandlung und auf allen gängigen Online-Plattformen erworben werden.

Ein wegbereitender Leitfaden für Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung in Unternehmen ist ein komplexes Projekt, das viele rechtliche, technische und organisatorische Aspekte berücksichtigen muss. Dabei betrifft die E-Rechnung alle B2B-Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Der Leitfaden „E-Rechnungen für Dummies“ erklärt diese Anforderungen ausführlich und verständlich. Durch Automatisierung und Digitalisierung ermöglicht er es den Unternehmen, viel Zeit zu sparen und die Prozesse zur Bearbeitung von E-Rechnungen effizient zu gestalten. Zusätzlich zu seinem umfassenden Inhalt wird das Buch auch digital zur Verfügung gestellt. Damit unterstreicht Jochen Treuz die Wichtigkeit der Digitalisierung und die steigende Bedeutung von E-Rechnungen. Er betont: „Die digitale Rechnungsstellung ist mehr als nur eine Vorschrift. Sie ibietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre internen Prozesse zu verbessern und gleichzeitig den Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung zu verringern.“ Mit der gesetzlichen Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen in den kommenden Jahren ist „E-Rechnungen für Dummies“ ein wichtiges Werkzeug für jeden Unternehmer, der seine Rechnungsprozesse optimieren möchte. Das Buch orientiert sich an den standardisierten Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung und bietet einen sehr guten Ansatz für alle Branchen.

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Jochen Treuz ist Trainer, Berater und Autor. Er unterstützt seit 2015 Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Rechnungswesens. Mit einer Kombination aus praktischer Erfahrung und theoretischem Wissen gelingt es ihm, die Möglichkeiten der digitalen Entwicklung für Unternehmen zu erschließen und sie bei der Optimierung ihrer Prozesse zu beraten. Mit dem Buch „E-Rechnungen für Dummies“ liefert Jochen Treuz jetzt einen praxisnahen Leitfaden für die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse.

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Medien

Leise rieselt der Stress: So entkommen Sie dem E-Rechnungschaos 2025

Ab 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Die Mehrheit ist noch nicht soweit – darum kommt hier der schnelle Erste-Hilfe-Kasten für die Vorweihnachtszeit.

BildLaut Bitkom ist nicht einmal die Hälfte der Unternehmen schon auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. Doch ab Anfang 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, digitale Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD klarzukommen.

Diese neuen Formate können unvorbereiteten Unternehmen gleich nach dem Jahreswechsel ein Problem bescheren. Denn E-Rechnungen bestehen häufig nur aus einem maschinenlesbaren Datensatz, der für Menschen schwer entzifferbar und demnach nicht verarbeitbar ist. Der gewohnte Aufbau einer Rechnung, wie ihn alle aus PDFs oder Papierrechnungen kennen, ist keine Pflicht mehr. Vorgeschrieben ist allein der zugrundeliegende Datensatz.

Um dieses Problem zu lösen, haben viele Unternehmen bereits ein passendes Programm wie ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) wie Amagno eingeführt. Doch längst nicht alle haben diesen Prozess durchlaufen. Ihnen helfen drei einfache Schritte, die sich entspannt noch vor Weihnachten umsetzen lassen.

Schritt 1: Ein E-Mail-Postfach einrichten

Die Norm EN 16931 schreibt bisher nur vor, aus welchen Daten E-Rechnungen bestehen müssen. Wie Unternehmen sie empfangen, ist ihnen freigestellt. Wichtig ist allerdings weiterhin, dass die Vollständigkeit und Unveränderlichkeit der Rechnungen gewährleistet ist.

Am einfachsten ist es, für den Empfang von E-Rechnungen eine bisher sehr gängige Methode zu nutzen: ein E-Mail-Postfach. Viele Unternehmen nutzen bereits spezielle Mailadressen, an die alle Rechnungen verschickt werden. Diese können genauso auch für E-Rechnungen eingesetzt werden. Wichtig dabei ist, dass die E-Mail-Adresse nur Lieferanten mitgeteilt wird, um Missbrauch und Spam zu reduzieren.

Das Praktische: Ein E-Mail-Postfach für E-Rechnungen ist schnell eingerichtet und lässt sich später einfach mit einem DMS oder ECM verknüpfen.

Schritt 2: Einen Viewer nutzen

Die aktuell gängigsten Formate für E-Rechnungen sind die XRechnung und ZUGFeRD. Beide bestehen aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz in Form einer XML-Datei. Beim Format ZUGFeRD ist dieser in ein PDF eingebettet – mit einem einfachen PDF-Reader können Mitarbeitende solche Rechnungen also weiterhin lesen. Ob die gesetzlich vorgeschriebenen Daten jedoch wirklich richtig hinterlegt sind, lässt sich im PDF nicht erkennen.

Eine schnelle Abhilfe schaffen E-Rechnungs-Viewer. Diese einfachen Programme können XML-Datensätze anzeigen, sprich in eine für Menschen lesbare Form übersetzen. Zudem überprüfen sie, ob alle nötigen Daten hinterlegt sind. Mitarbeitende können somit die Inhalte prüfen und den Zahlungsprozess starten.

Wer sich nach einem E-Rechnungs-Viewer umschaut, findet mittlerweile viele Angebote. Auch kostenlose Tools sind dabei. Wichtig zu wissen ist: Die meisten kostenlosen E-Rechnungs-Viewer sind webbasiert. Das ist auf der einen Seite praktisch, da kein Programm installiert werden muss. Auf der anderen Seite kann es gerade für (mittel-)große Unternehmen aufwendig sein, Rechnungen einzeln hochzuladen. Zudem muss der Datenschutz gewährleistet sein.

Schritt 3: Die Weichen für ein DMS/ECM stellen

Ein E-Rechnungs-Viewer ist eine einfache und schnelle Lösung, um sich noch vor Weihnachten rudimentär auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten. Langfristig sollten Unternehmen jedoch darüber nachdenken, ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) einzuführen.

Ein DMS oder ECM kann wie ein Viewer E-Rechnungen anzeigen und überprüfen. Hinzu kommen weitere Vorteile:
– Es kann mit dem E-Mail-Postfach verknüpft werden, sodass neue E-Rechnungen automatisch in das System einfließen.
– Es archiviert E-Rechnungen revisionssicher nach den gesetzlichen Vorgaben.
– Es lässt sich über Schnittstellen mit DATEV, dem hauseigenen ERP-System oder anderen Programmen verbinden, sodass Prozesse wie – Buchungen automatisiert angestoßen werden können.
– Es kann Daten extrahieren, eingebettete Informationen verarbeiten und diese auf Wunsch mit den zugehörigen Dokumenten verbinden.
– Es schafft Transparenz, da alle zuständigen Mitarbeitenden Änderungen wie digitale Stempel in Echtzeit einsehen können.

Ein DMS oder ECM bis zum Jahreswechsel auszuwählen, wäre ein Schnellschuss. Besser ist es, diesen Prozess mit frischer Energie Anfang 2025 zu starten.

Ein Neujahrsvorsatz für die Digitalisierung

Die E-Rechnungspflicht mag wie ein zusätzlicher Aufwand wirken. Sie birgt jedoch enormes Potenzial für Unternehmen. Der Wechsel von Papierbergen und wenig strukturierten PDFs hin zu klar definierten, digitalen E-Rechnungen spart langfristig Zeit, Kosten und Nerven.

Ein E-Mail-Postfach und ein einfacher Viewer leisten noch vor Weihnachten schnelle erste Hilfe, um ab dem 1. Januar 2025 rudimentär auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein. Mit einem DMS oder ECM lassen sich anschließend langfristig die Vorteile digitaler Rechnungen nutzen: mehr Effizienz und Transparenz. Diesen zukunftsorientierten Prozess anzustoßen, sollte zu den Top-3-Neujahrsvorsätzen gehören.

Autor:

Jens Büscher ist CEO und Gründer von Amagno, einem vielfach ausgezeichneten Oldenburger Unternehmen, das sich auf mitarbeiterfreundliches Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert hat. Vor der Gründung von Amagno 2010 arbeitete Jens Büscher mehrere Jahre im öffentlichen Dienst. Seine Erfahrungen dort veranlassten ihn, eine Software-Lösung zu entwickeln, mit der Unternehmen auf einfache Weise selbstständig Dokumente und Informationen digital verwalten und effiziente Workflows erstellen. Büschers aktuelle Innovation: ein auf KI basierendes Conversational ECM (CECM), das durch GPT das Chatten mit allen Dokumenten im Unternehmen ermöglicht.

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Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

Amagno GmbH
Jens Büscher
Fritz-Bock-Str. 5
26121 Oldenburg
Deutschland

fon ..: 0441 309 123 00
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email : info@amagno.de

Über Amagno

Mit einer einzigen leistungsstarken Lösung hilft Amagno Unternehmen, leicht mit Dokumenten und Informationen umzugehen und effiziente Workflows zu entwickeln. Amagno stellt dafür ein mitarbeiterfreundliches Dokumenten-Management-System und Enterprise Content Management (DMS / ECM) bereit – aus einer Hand und aus einem Guss. 35.000 Anwender nutzen die lizenzbasierte Lösung von Amagno. Sie ist auf eine hohe Unabhängigkeit ausgerichtet, so dass die Kunden nach sehr kurzer Einführungszeit selbstständig damit arbeiten.

Amagno wurde 2010 in Oldenburg gegründet und mehrfach ausgezeichnet, unter anderem von Deloitte, Financial Times und Focus. Das Ziel von Amagno ist es, es seinen Kunden leicht zu machen, alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen – nun durch die Gestaltung des Übergangs von Dokumenten zu KI-gelesenen Daten.

Weitere Informationen: www.amagno.de

Pressekontakt:

SCHIRMER Kommunikation
Kathrin Schirmer
Kreuzstr. 20
83624 Otterfing

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Wirtschaft

Die elektronische Rechnung wird für B2B ab 2025 verpflichtend. Welche Fristen gelten?

Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für Unternehmen im B2B-Geschäft verpflichtend. Erfahren Sie, welche Übergangsfristen und Standards für die E-Rechnung gelten.

BildMit der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung in der Geschäftswelt wird die Einführung der E-Rechnung (elektronische Rechnung) zunehmend wichtiger. Im Rahmen dieses Prozesses steht Deutschland kurz davor, die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 weiter auszuweiten. Diese Entwicklung ist Teil einer breiteren europäischen Initiative zur Förderung der Digitalisierung im Rechnungswesen. In diesem Beitrag werden die Hintergründe, Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung-Pflicht beleuchtet, sowie die europäischen Vorgaben, die diese Veränderungen beeinflussen.

Hintergrund der E-Rechnung-Pflicht

Die E-Rechnung ermöglicht eine elektronische Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Sie ersetzt traditionelle Papierrechnungen und trägt dazu bei, die Effizienz und Genauigkeit im Rechnungswesen zu steigern. Der Schritt hin zur E-Rechnung ist kein isoliertes Phänomen in Deutschland, sondern Teil eines europaweiten Trends zur Digitalisierung.

Die deutsche Gesetzgebung

In Deutschland wird die Einführung der E-Rechnung durch das E-Rechnungsgesetz (ERechG) und die E-Rechnungsverordnung (ERechV) geregelt. Diese Gesetze setzen die Richtlinien der Europäischen Union um und verpflichten öffentliche Auftraggeber und deren Lieferanten zur Verwendung der E-Rechnung. Seit November 2020 sind Bundesbehörden in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Ab 2024 wurde diese Pflicht auch für alle Unternehmen im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbindlich.

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Sektor in Kraft. Diese Verpflichtung bringt mehrere wesentliche Änderungen mit sich:

o Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen: Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen im B2B-Bereich ausschließlich elektronisch zu erstellen und zu übermitteln. Papier- und PDF-Rechnungen, die nicht den Anforderungen der E-Rechnung entsprechen, sind nicht mehr zulässig.
o Standardisierte Formate: Die elektronischen Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. In Deutschland ist dies in der Regel das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung.
o Elektronische Übermittlung: Die Übermittlung der E-Rechnung erfolgt über bestimmte elektronische Kanäle, die den sicheren und effizienten Austausch der Rechnungsdaten gewährleisten. Dies können spezielle E-Invoicing-Plattformen oder ERP-Systeme sein, die die entsprechenden Formate unterstützen.
o Integration in bestehende Systeme: Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme anpassen, um die Erstellung, den Versand und den Empfang von E-Rechnungen zu unterstützen. Dies kann eine technische Herausforderung darstellen, insbesondere für kleinere Unternehmen.
o Steuerliche Änderungen: Die E-Rechnungspflicht hat auch steuerliche Auswirkungen, da die Finanzbehörden durch die standardisierten Formate leichter auf die Rechnungsdaten zugreifen und diese überprüfen können. Dies könnte zu einer schnelleren und genaueren Umsatzsteuerprüfung führen.
o Strafen bei Nichteinhaltung: Unternehmen, die der Pflicht zur E-Rechnung nicht nachkommen, müssen mit Sanktionen und Strafen rechnen. Die genauen Regelungen und Sanktionen werden im entsprechenden Gesetz oder den dazugehörigen Verordnungen festgelegt.

Übergangsregelungen ab 2025

Die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Sektor bringt erhebliche Veränderungen mit sich, die schrittweise umgesetzt werden, um den Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben. Diese Übergangsregelungen sind von entscheidender Bedeutung, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und gleichzeitig die administrativen Belastungen für kleinere Unternehmen zu berücksichtigen.

Ab dem 1. Januar 2025: Einführung der E-Rechnung

Mit dem Stichtag 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen berechtigt, E-Rechnungen auszustellen. Es bleibt jedoch eine Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2026, in der weiterhin Papierrechnungen versendet werden dürfen. Während dieser Phase können auch andere elektronische Formate wie PDF-Rechnungen genutzt werden, allerdings nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.

Ab dem 1. Januar 2027: Umsatzabhängige Verpflichtung

Die nächste Stufe der Umsetzung erfolgt am 1. Januar 2027. Ab diesem Datum sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu versenden. Kleinere Unternehmen, deren Vorjahresumsatz unter dieser Schwelle liegt, erhalten eine verlängerte Übergangsfrist und dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin herkömmliche Rechnungen, einschließlich Papier- und PDF-Formate, ausstellen.

Ab dem 1. Januar 2028: Vollständige Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Sektor, unabhängig von ihrem Umsatz. Dies markiert den endgültigen Übergang zu einer vollständig digitalisierten Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr. Eine Besonderheit bleibt jedoch bestehen: Das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) kann auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden, sofern sichergestellt ist, dass aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes korrekt und vollständig extrahiert werden kann.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Trotz der umfassenden Einführung der E-Rechnungspflicht gibt es bestimmte Ausnahmen, um den administrativen Aufwand für kleine Transaktionen zu minimieren. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung ausgenommen. Diese Ausnahmen sollen die Handhabung geringwertiger Geschäfte erleichtern und sicherstellen, dass der administrative Aufwand im Verhältnis zur Transaktionshöhe angemessen bleibt.

Europäische Vorgaben zur E-Rechnung

Die europäische Gesetzgebung spielt eine entscheidende Rolle bei der Einführung der E-Rechnung in den Mitgliedstaaten. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen legt den rechtlichen Rahmen fest, um die Einführung der E-Rechnung in allen EU-Mitgliedstaaten zu fördern. Ziel ist es, den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und administrative Hürden abzubauen.

Standards und Interoperabilität

Ein zentrales Element der EU-Richtlinie ist die Festlegung von Standards für elektronische Rechnungen. Der europäische Standard für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) gewährleistet, dass E-Rechnungen interoperabel sind, d.h., dass sie in verschiedenen IT-Systemen und Ländern reibungslos ausgetauscht und verarbeitet werden können. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die in mehreren europäischen Ländern tätig sind.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl Unternehmen als auch der öffentlichen Verwaltung zugutekommen.

o Effizienzsteigerung und Kostensenkung:Elektronische Rechnungen ermöglichen eine schnellere und genauere Verarbeitung von Rechnungsdaten. Manuelle Eingaben und die damit verbundenen Fehler werden reduziert, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt. Darüber hinaus können Unternehmen durch den Verzicht auf Papier und Porto Kosten einsparen.
o Transparenz und Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen bieten eine verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit im Rechnungsprozess. Jede Rechnung kann elektronisch verfolgt werden, was die Überprüfung und Audits erleichtert. Dies trägt auch zur Bekämpfung von Betrug bei und erhöht die Sicherheit im Zahlungsverkehr.
o Umweltfreundlichkeit: Der Umstieg auf elektronische Rechnungen hat auch positive Auswirkungen auf die Umwelt. Durch die Reduktion des Papierverbrauchs und den Verzicht auf physische Versandmethoden können Ressourcen geschont und CO2-Emissionen verringert werden.

Herausforderungen der E-Rechnung-Pflicht

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Herausforderungen, die mit der Einführung der E-Rechnung verbunden sind:

o Technologische Umstellung: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfordert Investitionen in IT-Infrastruktur und Schulungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme kompatibel mit den vorgeschriebenen Standards sind und dass ihre Mitarbeiter die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen.
o Datenschutz und Datensicherheit: Die elektronische Übermittlung von Rechnungen erfordert besondere Maßnahmen zum Schutz sensibler Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den Datenschutzbestimmungen entsprechen und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
o Akzeptanz und Anpassung: Ein weiterer Aspekt ist die Akzeptanz der E-Rechnung bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Diese Unternehmen haben oft begrenzte Ressourcen und könnten Schwierigkeiten haben, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Es ist wichtig, dass sie Unterstützung und Schulungen erhalten, um den Übergang zur E-Rechnung erfolgreich zu meistern.

Standards für die E-Rechnung in Deutschland

XRechnung ist der offizielle Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland und erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Er wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und gepflegt. Der Standard basiert auf XML (Extensible Markup Language) und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen einer Rechnung strukturiert und maschinenlesbar übertragen werden.

o Kompatibilität: XRechnung ist kompatibel mit dem europäischen Standard EN 16931.
o Verpflichtung: Seit dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene in Deutschland im XRechnung-Format übermittelt werden.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine XML-Datenstruktur als auch ein PDF/A-Dokument umfasst. Es ermöglicht die menschenlesbare Darstellung einer Rechnung im PDF-Format und gleichzeitig die maschinenlesbare Verarbeitung durch die XML-Daten.

o Versionen: ZUGFeRD 2.1 ist konform mit dem europäischen Standard EN 16931.
o Anwendungsbereich: ZUGFeRD wird vor allem im B2B-Bereich genutzt und ist flexibel einsetzbar, da es die Integration von Rechnungen in bestehende Systeme erleichtert.

Europäische Standards für die E-Rechnung

o EN 16931 (Europäischer Standard für elektronische Rechnungsstellung) legt die semantischen Datenmodelle für die Kernbestandteile einer elektronischen Rechnung fest. Dieser Standard ist darauf ausgelegt, die Interoperabilität zwischen verschiedenen E-Rechnungssystemen in Europa zu gewährleisten.
o PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Netzwerk und ein Framework, das den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen und anderen Dokumenten im öffentlichen Beschaffungswesen erleichtert.
o Die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet alle EU-Mitgliedstaaten zur Einführung eines einheitlichen E-Rechnungsstandards im öffentlichen Beschaffungswesen.

Die gFM-Business ERP-Software und die E-Rechnung

Unsere anpassbare ERP-Software für Apple Mac, Microsoft Windows und iOS auf Basis der FileMaker-Plattform enthält in der aktuellen Version ein Funktion zur Erstellung elektronischer Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Bis Ende 2024 werden wir die Schnittstelle für elektronische Rechnungen um weitere Europäische Formate und den das Modul für Eingangsrechnungen um den Eingang elektronischer Rechnungenerweitern.

Zusammenfassung

Die Einführung der E-Rechnung-Pflicht in Deutschland ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Sie bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie Kostenersparnisse, verbesserte Transparenz und Umweltfreundlichkeit. Gleichzeitig stellt sie Unternehmen vor Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf technologische Umstellungen und Datensicherheit. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend mit Übergangsregelungen bis 2028.

Die Einführung der E-Rechnung wird durch verschiedene Standards geregelt, die sicherstellen sollen, dass elektronische Rechnungen interoperabel, sicher und rechtskonform sind. Sowohl in Deutschland als auch auf europäischer Ebene gibt es spezifische Standards, die beachtet werden müssen.

Die Standards für die E-Rechnung in Deutschland und Europa sind darauf ausgelegt, die Interoperabilität, Sicherheit und Effizienz im Rechnungswesen zu fördern. XRechnung und ZUGFeRD sind die wichtigsten Standards in Deutschland, während EN 16931 und PEPPOL auf europäischer Ebene dominieren. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU bildet den rechtlichen Rahmen für die Einführung dieser Standards in allen Mitgliedstaaten. Die Einhaltung dieser Standards ist entscheidend, um die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen und den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern.

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Entwicklung von anpassbarer ERP-Software mit CRM, Faktura und Warenwirtschaft für macOS, Windows und iOS auf Basis der Claris FileMaker Plattform. Entwicklung und Vertrieb von Datenbanksystemen, ERP-Software und Warenwirtschaftssystemen auf Basis der FileMaker-Plattform. Erfahrung mit FileMaker-Datenbanken seit 1994, Gewinner eines FMM Award 2011, verliehen durch das FileMaker Magazin.

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