Arbeitszeiterfassung wird 2026 zur digitalen Pflicht. Wie sich Planungsbüros rechtssicher vorbereiten – und mit ingo365 HR sogar profitieren.

Wels, Juni 2026 – Ab 2026 wird die systematische und zunehmend elektronische Arbeitszeiterfassung im gesamten DACH-Raum zum verbindlichen Standard. Für Planungs- und Ingenieurbüros, deren wirtschaftlicher Erfolg unmittelbar von erfassten Stunden abhängt, bedeutet das einen echten Wendepunkt. Die NewVision Software GmbH zeigt in einem aktuellen Fachbeitrag, welche gesetzlichen Vorgaben künftig gelten, welche Risiken unterschätzt werden – und wie Büros die neue Pflicht in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln.

Rechtlicher Hintergrund im DACH-Raum: Bereits seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (2022) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, dass Arbeitsbeginn, -ende und -dauer künftig verbindlich digital und tagesnah dokumentiert werden – mit Übergangsfristen von ein bis fünf Jahren je nach Unternehmensgröße. In Österreich verlangt § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) seit Jahren die lückenlose Dokumentation jeder Arbeitsstunde, in der Schweiz regelt Art. 73 ArGV 1 die systematische Aufzeichnung. Bei Verstößen drohen in Deutschland Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.

Warum Planungsbüros besonders betroffen sind: In dieser Branche ist Zeiterfassung weit mehr als Verwaltung – sie ist eng mit Projektwirtschaft, Abrechnung und Ressourcensteuerung verknüpft. Stunden fließen in unterschiedliche HOAI-Leistungsphasen, jeder Erfassungsfehler wirkt direkt auf Margen und Nachkalkulation. Verspätete oder ungenaue Einträge führen zu Budgetlücken, die oft erst am Monatsende sichtbar werden – zu spät für Korrekturen.

Digitale Lösungen werden alternativlos: Behörden und Gerichte erwarten prüffähige, manipulationssichere und nachvollziehbare Zeitdaten. Nur digitale Systeme liefern Audit-Trails, automatisch dokumentierte Korrekturen und Echtzeit-Transparenz über Soll-/Ist-Abweichungen. Genau hier setzt ingo365 HR powered by factorial an: Die Lösung wurde speziell für projektorientierte Büros entwickelt und kombiniert tagesnahe elektronische Erfassung per App, Desktop oder Terminal mit lückenlosem Audit-Trail, automatisierten Plausibilitäts- und Gesetzesprüfungen, integrierter Abwesenheits- und eAU-Verwaltung sowie einer HOAI-tauglichen Projektzeiterfassung. So entstehen rechtssichere Nachweise, realistische Kapazitätsübersichten und vorbereitete Lohnläufe – ohne Zettelwirtschaft und Excel-Workarounds.

Planungsbüros, die jetzt auf digitale, rechtskonforme Zeiterfassung umstellen, profitieren doppelt: mehr Rechtssicherheit und gleichzeitig mehr Transparenz, Kapazitätsklarheit und wirtschaftliche Stabilität.

Den vollständigen Fachbeitrag inklusive Umsetzungsfahrplan lesen Sie hier: https://www.newvision.eu/blog/arbeitszeiterfassungspflicht-2026-planungsbüros

In 10 Minuten wissen, wo Ihr Büro steht – mit der kostenlosen Checkliste Arbeitszeiterfassung 2026: https://www.newvision.eu/checkliste-arbeitszeiterfassung-2026

Wie ingo365 HR diese Anforderungen in der Praxis erfüllt, zeigt eine kostenlose Live-Demo: https://www.newvision.eu/demo-ingo365-hr

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Die newvision Software GmbH mit Sitz in Wels (Österreich) ist seit rund 20 Jahren auf integrierte Business-Software für projektorientierte Unternehmen spezialisiert. Unter dem Leitgedanken „Wir denken alle in Projekten“ begleitet das über 50-köpfige Team Planungsbüros und IT-Dienstleister dabei, kaufmännische und administrative Prozesse strukturiert, effizient und zukunftssicher aufzustellen.

Das Lösungsportfolio basiert konsequent auf der Microsoft-Cloud und umfasst zwei starke Branchenlösungen:

ingo365 – Business Software für Ingenieur-, Planungs-, Konstruktions- und Architekturbüros
timo365 – ERP-Lösung von IT-Experten für IT-Experten

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