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Wirtschaft

E-Rechnung 2026/2027: Fehler bei Format, Daten und Prozessen kosten Unternehmen Zeit und Geld

27. Mai 2026 – 11:43

Viele Probleme kosten Unternehmen wertvolle Zeit, weil sie schon bei Stammdaten und der Gestaltung von ERP-Abläufen, Validierung und Archivierung entstehen.

BildDer Digitalisierungs-Experte Jochen Treuz warnt vor typischen Stolpersteinen im Alltag und zeigt, warum das Jahr 2026 für die Stabilisierung der Prozesse entscheidend ist.

Die E-Rechnung ist für viele Unternehmen kein neues Thema mehr. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Betriebe in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Doch die nächsten Fristen rücken näher: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht grundsätzlich für alle betroffenen Unternehmen. Grundlage sind die Regelungen zur E-Rechnung im Umsatzsteuergesetz sowie die Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums.

Damit verschiebt sich der Schwerpunkt in der Praxis. Es geht nicht mehr nur um die Frage, ob eine E-Rechnung empfangen werden kann. Entscheidend wird vor allem, dass Empfang, Prüfung, Verarbeitung, Archivierung und später auch der Versand im Alltag zuverlässig funktionieren.

Viele Unternehmen haben bereits erste technische Lösungen eingerichtet. In der praktischen Umsetzung zeigen sich aber typische Fehler, die viel Zeit kosten. Sie betreffen nicht nur das Rechnungsformat, sondern auch Stammdaten, ERP-Systeme, interne Zuständigkeiten und die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten.

Fehler 1: Die E-Rechnung wird nur als „ein“ Format verstanden

Ein häufiger Fehler besteht darin, die E-Rechnung nur als „ein“ technische Format zu verstehen. Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die beiden zulässigen Formate ZUGFeRD und XRechnung beruhen auf dieser Norm. Zu beachten ist, dass beide Formate in unterschiedlichen Profilen bzw. Syntaxen eingesetzt werden, oft ist dies den Verwendern so nicht bewusst.

Damit ist absehbar, dass die Formatfrage früher oder später mit Kunden und Lieferanten geklärt und abgestimmt werden muss.

Auch wenn das Format geklärt ist, kann es während der Rechnungsprüfung zu Problemen kommen: Wenn beispielsweise Pflichtangaben fehlen, Steuerschlüssel nicht passen oder Mengeneinheiten falsch mitgeteilt werden, fällt dies oft erst bei den automatisierten Prüfungen beim Empfänger auf. Die Folge sind Rückfragen, Ablehnungen und Zahlungsverzögerungen.

„Die E-Rechnung ist nicht erledigt, wenn eine XML-Datei erzeugt werden kann. Entscheidend ist, ob die Rechnung beim Empfänger auch angenommen, verarbeitet und archiviert werden kann“, sagt Jochen Treuz.

Fehler 2: Stammdaten und ERP-Prozesse werden unterschätzt

Viele Probleme bei der Erzeugung des Rechnungsdatensatzes entstehen schon vorher im ERP-System. Kundendaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Adressen, Zahlungsbedingungen, Artikelstammdaten, Steuerschlüssel und Kontierungen müssen in der notwendigen Qualität für die Verwendung in der E-Rechnung vorliegen.

Sind Stammdaten unvollständig oder uneinheitlich gepflegt, entstehen Fehler oft erst beim Erzeugen der Rechnung. Dann wird deutlich, dass die eigentliche Ursache nicht im Format liegt, sondern in den vorgelagerten Prozessen.

Auch die internen Zuständigkeiten müssen geklärt werden. Wer legt Kunden und Lieferanten an? Wer entscheidet über das richtige Rechnungsformat? Wer prüft Fehlermeldungen? Wer stimmt Anforderungen mit größeren Kunden oder öffentlichen Auftraggebern ab?

Die E-Rechnung betrifft deshalb nicht nur das Rechnungswesen. Sie berührt auch IT, Vertrieb, Einkauf, Stammdatenpflege und letztendlich die Geschäftsleitung.

Fehler 3: Validierung und Archivierung werden zu spät geklärt

Sich blind darauf zu verlassen, dass die Software eine E-Rechnung schon korrekt erzeugen wird, ist riskant. E-Rechnungen sollten vor dem breiten Einsatz geprüft und getestet werden. Das Bundesfinanzministerium weist in seinen FAQ und Schreiben auf die Anforderungen an E-Rechnungen und deren praktische Bedeutung bei der späteren Prüfung durch die Betriebsprüfer hin.

Dabei wird die Validierung unterschätzt. Das BMF empfiehlt in seinen FAQs (März 2026) eine technische Validierung der E-Rechnung. In der Praxis ist diese Prüfung ohnehin wichtig, weil viele Empfänger eingehende E-Rechnungen automatisiert prüfen werden und fehlerhafte Dateien entsprechend zurückweisen werden.

Auch die Archivierung ist ein zentraler Punkt. Die strukturierte XML-Datei ist das steuerlich relevante Original. Ein zusätzlich enthaltenes PDF (beim Format ZUGFeRD) erleichtert zwar die Lesbarkeit für den Menschen, ist aber nicht die steuerlich relevante E-Rechnung.

Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass E-Rechnungen ordnungsgemäß, unverändert und nachvollziehbar im Sinne der GoBD aufbewahrt werden.

2026 ist das Jahr der Stabilisierung

Die steuerrechtlichen Übergangsregelungen verschaffen Unternehmen noch etwas Zeit. Diese Zeit sollte genutzt werden. Bis Ende 2026 können in vielen Fällen noch sonstige Rechnungen (wie Papier und PDF) verwendet werden. Ab 2027 greifen jedoch weitere Anforderungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Ab 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich mit wenigen Ausnahmen grundsätzlich.

„2026 sollte als das wichtige Jahr für die organisatorische Stabilisierung genutzt werden“, betont Jochen Treuz. „Sinnvoll ist ein schrittweises Vorgehen: erst einzelne Kunden und Lieferanten testen, typische Sonderfälle prüfen und danach den breiteren Rollout vorbereiten.“

Dabei geht es nicht nur um technische Konformität. Entscheidend ist, ob der Prozess im Tagesgeschäft funktioniert. Dazu gehören klare Zuständigkeiten, geprüfte Stammdaten, belastbare ERP-Abläufe, nachvollziehbare Archivierung und ein sicherer Umgang mit Fehlermeldungen.

Praxis-Unterstützung: Seminare zur E-Rechnung im Juni 2026

Um Unternehmen bei dieser praktischen Umsetzung zu unterstützen, bietet Jochen Treuz im Juni 2026 mehrere Online-Seminare zur E-Rechnung an. Dazu gehören kompakte Update-Seminare zur E-Rechnung 2026/2027 sowie ein Ganztagesseminar zur praktischen Umsetzung mit ZUGFeRD, XRechnung, ERP-Prozessen und Archivierung.

Die Seminare richten sich an Unternehmen, die die E-Rechnung nicht nur formal erfüllen möchten. Im Mittelpunkt stehen praktische Fragen: Welche Fristen sind zu beachten? Welche Fehler treten häufig auf? Wie werden E-Rechnungen geprüft und archiviert? Und wie bereiten sich Unternehmen sinnvoll auf 2027 und 2028 vor?

Weitere Informationen und Termine finden Interessierte im Seminarkalender von Jochen Treuz.

Seminarkalender: https://www.treuz.de/seminare-e-rechnung/

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

Jochen Treuz | Trainer und Berater
Herr Jochen Treuz
Nördliche Hauptstraße 44
69469 Weinheim
Deutschland

fon ..: 06201877470
web ..: https://www.treuz.de
email : info@treuz.de

Über Jochen Treuz
Jochen Treuz ist Diplom-Kaufmann, Trainer, Berater und Coach mit langjähriger Erfahrung im Rechnungswesen. Seine Fachgebiete sind die elektronische Rechnungsabwicklung (E-Invoicing), Liquiditätsmanagement sowie die Digitalisierung von Finanzprozessen. Er unterstützt Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung, GoBD-konformer Archivierung und digitaler Prozessoptimierung.

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Medien

Insiders Technologies zeigt auf E-Rechnungsgipfel KI-Agenten für automatisierte P2P-Prozesse

27. Mai 2026 – 11:33

KI-Agenten und E-Invoicing als Treiber für die durchgängige P2P-Automatisierung. Insiders präsentiert in Berlin praxisnahe Ansätze zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht.

BildKaiserslautern, 27.05.2026 – Insiders Technologies, technologisch führender Anbieter von Software für Intelligent Automation (IA), nimmt als branchenübergreifender Experte für die automatisierte Rechnungsverarbeitung am E-Rechnungsgipfel in Berlin teil. Die Fachkonferenz steht in diesem Jahr unter dem Motto „E-Rechnungspflicht: Lösungen für die erfolgreiche Umsetzung“ und begleitet die aktuellen Entwicklungen zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland.

Mit der verpflichtenden E-Rechnung wächst in vielen Unternehmen der Druck, bestehende Prozesse im Rechnungswesen zu überprüfen und neu auszurichten. Dabei geht es längst nicht mehr nur um die technische Umsetzung gesetzlicher Vorgaben, sondern um die Frage, wie sich daraus stabile, durchgängige Prozesse im Purchase-to-Pay-Umfeld entwickeln lassen.

E-Rechnung als Ausgangspunkt für integrierte Prozesse

Insiders Technologies zeigt auf dem E-Rechnungsgipfel, wie Unternehmen E-Invoicing als Einstieg in eine umfassende Automatisierung des P2P-Prozesses nutzen können. Die Lösungen ermöglichen die Verarbeitung unterschiedlicher Rechnungsformate und Eingangskanäle in einem einheitlichen Prozess und schaffen so die Grundlage für weitere Automatisierungsschritte.

Die E-Invoicing-Landschaft von Insiders unterstützt dabei die Anbindung an gängige Portale und Kommunikationskanäle, die Formatkonvertierung sowie die Verarbeitung und Weiterleitung von Rechnungen in ERP-Systeme. Ergänzende KI-Funktionen wie die automatische Kontierung, Anomalieerkennung und Green Voting – darunter versteht man die Kombination mehrerer KI-Modelle für höhere Genauigkeit – erhöhen darüber hinaus die Qualität und Effizienz der Verarbeitung.

KI-Agenten als nächster Entwicklungsschritt

Auf dieser Basis entwickelt Insiders Technologies die Automatisierung konsequent weiter und bringt KI-Agenten mit ins Spiel. Diese sollen nicht nur einzelne Verarbeitungsschritte unterstützen, sondern auch zunehmend in die Steuerung von Prozessen eingreifen und Aufgaben entlang des gesamten P2P-Prozesses übernehmen.

„Die E-Rechnungspflicht ist für viele Unternehmen der konkrete Anlass, ihre Prozesse neu zu denken. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch erst, wenn Unternehmen über die reine Umsetzung hinausgehen und ihre Abläufe durchgängig automatisieren“, sagt Dr. Alexander Swienty, Head of Channel Management bei Insiders Technologies. „KI-Agenten spielen dabei eine zentrale Rolle, weil sie Prozesse nicht nur beschleunigen, sondern flexibel unterstützen und zunehmend eigenständig steuern können.“

So entsteht ein durchgängiger, automatisierter Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung, der sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen lässt und zugleich für Transparenz und Prozesssicherheit sorgt.

Insiders auf dem E-Rechnungsgipfel

Wie sich dieser Ansatz in der Praxis umsetzen lässt, zeigt Insiders Technologies im Rahmen des Fachprogramms auf dem E-Rechnungsgipfel. Dr. Alexander Swienty spricht am Mittwoch, den 24. Juni, ab 11.45 Uhr zum Thema „E-Rechnung trifft KI-Agenten: Automatisierung entlang des gesamten P2P-Prozesses“. Anhand konkreter Beispiele erläutert er, wie sich E-Invoicing und angrenzende P2P-Services verbinden lassen und welche Rolle KI-Agenten in der praktischen Umsetzung spielen.

Neben dem Vortrag ist Insiders Technologies auch mit einem eigenen Stand in der Fachausstellung vertreten. Dort stehen die Expertinnen und Experten für automatisierte Rechnungsverarbeitung für Gespräche zu konkreten Anwendungsfällen und Projekterfahrungen zur Verfügung.

Der E-Rechnungsgipfel findet vom 22. bis 24. Juni 2026 im Hotel Pullman Berlin Schweizerhof in Berlin statt.

Weitere Informationen zur intelligenten Software für effiziente Purchase-to-Pay-Prozesse unter: https://insiders-technologies.com/de/e-invoicing/

Weitere Informationen zur Nutzung von KI-Agenten durch Insiders Technologies: https://insiders-technologies.com/de/ki-agenten/

Zusammenfassung
Insiders Technologies zeigt auf dem E-Rechnungsgipfel KI-Agenten für automatisierte P2P-Prozesse. KI-Agenten und E-Invoicing dienen als Treiber für die durchgängige P2P-Automatisierung. Insiders präsentiert in Berlin praxisnahe Ansätze zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht.

Keywords
E-Rechnungsgipfel 2026, KI-Agenten, Agentic AI, P2P, Purchase-to-Pay, Prozesse optimieren, Prozessoptimierung, Prozessautomatisierung, E-Invoice, E-Rechnung

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Frau Lisa Holländer
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Über Insiders Technologies
Insiders Technologies ist technologisch führender und marktetablierter Anbieter von Software zur intelligenten Automatisierung von Geschäftsprozessen (Intelligent Automation, IA). Mehr als 6.000 Kunden aus allen Branchen vertrauen bei der Optimierung ihrer dokumentzentrierten Geschäftsprozesse auf die innovativen Lösungen des Produkthauses aus Kaiserslautern. Als erfolgreichstes Spin-Off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) hat es sich Insiders zur Aufgabe gemacht, modernste KI in echten Kundennutzen zu überführen. Dank neuester Deep Learning-Technologien verstehen die Software-Lösungen heterogene Inhalte, extrahieren geschäftsrelevante Informationen, automatisieren Transaktionen und verkürzen Reaktionszeiten. Dabei sind der technologische Pioniergeist und die Agilität ein Garant für kontinuierliche Innovationen und Produkte am Puls der Zeit. https://www.insiders-technologies.com/

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Medien

Unternehmen stehen durch die E-Rechnungspflicht vor neuen Herausforderungen – StampSmart vereinfacht das

18. Mai 2026 – 07:18

Neue gesetzliche Anforderungen erhöhen den Druck auf Unternehmen bei der digitalen Rechnungsverarbeitung und Dokumentenorganisation. StampSmart hilft Ihnen dabei.

BildMit der schrittweisen Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland müssen Unternehmen ihre internen Prozesse modernisieren. Viele Betriebe stehen dabei vor der Herausforderung, eingehende Rechnungen, PDFs und elektronische Dokumente effizient zu erfassen, zu organisieren und nachvollziehbar zu archivieren.

Bereits heute müssen viele Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. In den kommenden Jahren werden die gesetzlichen Anforderungen weiter ausgeweitet. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen suchen nach Lösungen, um eingehende Rechnungen, PDFs und digitale Dokumente effizient zu erfassen, zentral zu organisieren und langfristig nachvollziehbar zu archivieren.

StampSmart bietet Unternehmen eine Lösung – angefangen vom digitalen Posteingangsstempel bis hin zur GoBD-verpflichtenden Archivierung eingehender Dokumente. Ziel ist es, manuelle Abläufe zu reduzieren und digitale Dokumentenprozesse einfacher, schneller und übersichtlicher zu gestalten. Dabei wird StampSmart komplett in Ihr bestehendes Dokumentenmanagement-System integriert.

In zahlreichen Betrieben werden Rechnungen weiterhin manuell aus E-Mails gespeichert, in unterschiedlichen Ordnern abgelegt oder ausgedruckt archiviert. Dadurch entstehen häufig lange Suchzeiten, fehleranfällige Prozesse und unnötiger Verwaltungsaufwand. Genau an diesem Punkt setzt StampSmart an. Der digitale Posteingangsstempel sowie die Datenbank-Erfassung aller Dokumente sind nur einige Bausteine, um Unternehmen dabei zu unterstützen, eingehende Dokumente automatisiert zu erfassen, zentral zu organisieren und nachvollziehbar zu verwalten.

„Die verpflichtende E-Rechnung zeigt vielen Unternehmen, dass bestehende Dokumentenprozesse modernisiert werden müssen. Unser Ziel mit StampSmart ist es, digitale Dokumentenabläufe einfach, nachvollziehbar und effizient zu gestalten“, erklärt Mario, der Gründer.

Die Einführung der E-Rechnung gilt als wichtiger Bestandteil der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland. Elektronische Rechnungen sollen die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten ermöglichen, Fehler reduzieren und Verwaltungsprozesse beschleunigen. Unternehmen benötigen dafür zunehmend Systeme, die digitale Dokumente strukturiert erfassen und effizient organisieren können.

Genau dabei unterstützt StampSmart Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Dokumenteneingangs und bei der Einführung moderner Prozesse rund um Rechnungen, PDFs und jeglicher elektronischer Dokumente. Die Plattform wurde entwickelt, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren und digitale Abläufe einfacher nutzbar zu machen.

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Wirtschaft

Professionelles Liquiditätsmanagement im digitalen Wandel

29. April 2026 – 07:13

Wie E-Rechnung, BI-Tools und KI die Liquiditätssteuerung verändern

BildLiquidität entscheidet über die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens. Wer jederzeit fundierte Aussagen über die eigene Zahlungsfähigkeit treffen kann, erkennt Risiken früher, kann Liquidität besser planen und reagiert schneller auf Veränderungen im Markt.

In vielen Unternehmen basiert die Liquiditätsplanung jedoch noch immer auf Kontoauszügen, Excel-Tabellen und manuellen Einschätzungen, „Bauchgefühl statt BI-Tools“. Das kann in ruhigen Zeiten auch brauchbar funktionieren. Bei steigenden Unsicherheiten, schwankenden Zahlungseingängen, veränderten Kostenstrukturen oder internationalen Risiken reicht dieser Ansatz jedoch oft nicht mehr aus.

Modernes Liquiditätsmanagement bedeutet deshalb mehr als die reine Überwachung von Bankbeständen. Es geht um eine vorausschauende Steuerung auf Basis aktueller und verlässlicher Daten und technisch gestützter Szenarien.

Digitalisierung schafft die Grundlage

Ein wichtiger Baustein dafür ist die Digitalisierung im Rechnungswesen. Mit der E-Rechnung verändert sich nicht nur das Rechnungsformat. Aus einem Dokument wird ein strukturierter Datensatz.

Diese Entwicklung ist für das Liquiditätsmanagement von zentraler Bedeutung. Rechnungsdaten können schneller verarbeitet, Forderungen und Verbindlichkeiten aktueller ausgewertet und Zahlungsströme genauer geplant werden.

Risiko: E-Rechnung

Gleichzeitig entstehen neue Risiken. Fehlerhafte E-Rechnungen können vom Empfänger technisch abgewiesen werden oder zu Rückfragen führen. Beides kann den Zahlungseingang verzögern. Damit wirkt sich die Fähigkeit elektronische Rechnungsdaten richtig zu erzeugen und zu verarbeiten nicht nur auf die Buchhaltung aus, sondern unmittelbar auf die Liquidität aus.

Saubere Stammdaten, korrekte Rechnungsformate und stabile digitale Prozesse gewinnen an Bedeutung. Wer E-Rechnungen versendet, muss sicherstellen, dass sie nicht nur formal erzeugt, sondern vom Empfänger auch technisch und fachlich korrekt verarbeitet werden können. Nur dann werden sie zukünftig ohne Verzögerungen durch Rückfragen bezahlt werden.

Die E-Rechnung ist damit nicht nur ein Pflichtthema. Sie kann auch der Einstieg in eine deutlich bessere Finanzsteuerung sein.

Von Excel zu BI-Tools

Viele Unternehmen arbeiten bei der Liquiditätsplanung weiterhin mit Excel. Das ist nachvollziehbar, weil Excel flexibel und schnell einsetzbar ist. Gleichzeitig entstehen dabei typische Risiken: unterschiedliche Dateiversionen, manuelle Eingaben, fehlende Datenanbindung und eine begrenzte Nachvollziehbarkeit.

BI-Tools können hier einen wichtigen Schritt nach vorne ermöglichen. Sie greifen direkt auf Daten aus ERP-, Finanzbuchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystemen zu und machen Entwicklungen sichtbar, die in klassischen Auswertungen oft erst spät erkannt werden.

So lassen sich beispielsweise offene Forderungen, fällige Verbindlichkeiten, Zahlungsziele, Zahlungsverhalten und Szenarien zur Liquiditätsentwicklung deutlich schneller auswerten. Auch externe Einflussgrößen wie Zinsänderungen, Wechselkurse oder Kostensteigerungen können in Planungen einbezogen werden.

Der Vorteil liegt nicht nur in der Geschwindigkeit. Entscheidend ist vor allem, dass Entscheidungen auf einer aktuelleren und belastbareren Grundlage getroffen werden können.

KI als nächster Entwicklungsschritt

Der nächste Schritt ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen und Controlling. KI kann große Datenmengen analysieren, Muster erkennen und Hinweise auf künftige Entwicklungen geben.

Im Liquiditätsmanagement kann das zum Beispiel bedeuten:

Zahlungseingänge werden anhand früherer Zahlungshistorien besser prognostiziert. Auffälligkeiten im Zahlungsverhalten werden früher erkannt. Risiken im Forderungsbestand werden schneller sichtbar. Abweichungen zwischen Planung und tatsächlicher Entwicklung können automatisch kommentiert und eingeordnet werden.

Damit verschiebt sich der Fokus: Unternehmen reagieren nicht erst, wenn ein Engpass sichtbar wird. Sie erkennen mögliche Entwicklungen früher und können gezielt gegensteuern.

KI ersetzt dabei nicht die kaufmännische Beurteilung. Sie kann aber helfen, Daten schneller auszuwerten und Entscheidungsträger frühzeitig auf kritische Entwicklungen hinzuweisen.

Liquidität ist Ergebnis guter Entscheidungen

Professionelles Liquiditätsmanagement beginnt nicht erst bei der Bank. Es beginnt schon bei der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. (Beispiel: Langfristige Bauvorhaben gegenüber Abo-Modellen). Im täglichen Ablauf kommen Prozesse im Einkauf, im Vertrieb, in der Rechnungsstellung, im Forderungsmanagement und in der Finanzbuchhaltung hinzu.

Wer spät fakturiert, fehlerhafte E-Rechnungen versendet, unklare Zahlungsbedingungen verwendet oder offene Posten nicht konsequent verfolgt, belastet die Liquidität. Wer dagegen aktuelle Daten nutzt, Zahlungsströme regelmäßig analysiert und Szenarien plant, gewinnt Handlungsspielraum.

Gerade deshalb wird die Verbindung von Rechnungswesen, Controlling, IT und Geschäftsführung immer wichtiger. Liquiditätsmanagement ist keine isolierte Aufgabe der Buchhaltung. Es ist wesentlicher Teil der Unternehmenssteuerung.

IHK-Online-Seminar am 11. Mai 2026

Diese Zusammenhänge stehen im Mittelpunkt des ganztägigen Online-Seminars „Professionelles Liquiditätsmanagement“ am 11. Mai 2026, 08.30 – 16.30h

Das Seminar wird in Zusammenarbeit mit den Bildungseinrichtungen der IHKs Bonn, Darmstadt, Heilbronn, Siegen, Rhein-Neckar und Arnsberg angeboten.

Behandelt werden unter anderem:

* Aufbau einer kurz- und langfristigen Liquiditätsplanung
* Nutzung von ERP-Daten und BI-Tools
* Einsatz von E-Rechnung und digitalen Rechnungsprozessen als Datenbasis
* Risiken durch fehlerhafte E-Rechnungen und verzögerte Zahlungseingänge
* Möglichkeiten von KI und Predictive Analytics
* Forderungsmanagement, Working Capital und Maßnahmen zur Liquiditätsverbesserung
* zentrale Kennzahlen wie Cashflow-Rate und Cash Conversion Cycle

Das Seminar richtet sich an Fach- und Führungskräfte aus Rechnungswesen, Finanzen, Controlling und Unternehmenssteuerung sowie an Verantwortliche, die Liquidität nicht nur überwachen, sondern aktiv steuern möchten.

Referent ist Jochen Treuz, Diplom-Kaufmann, Trainer, Berater und Co-Autor des Fachbuchs „Professionelles Liquiditätsmanagement“. Er verbindet langjährige Erfahrung im Rechnungswesen mit aktuellen Themen der Digitalisierung, E-Rechnung, BI-Nutzung und KI im Rechnungswesen.

Weitere Informationen und Anmeldemöglichkeiten sind über die Weiterbildungsangebote der beteiligten Industrie- und Handelskammern sowie unter www.treuz.de/seminar-professionelles-liquiditaetsmanagement-ihk-2/
verfügbar.

Das Buch „Professionelles Liquiditätsmanagement: Praxisleitfaden für Unternehmer und Berater“ ist im NWB Verlag erschienen und im Fachhandel erhältlich.

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Wirtschaft

Digitalisierung im Rechnungswesen: Vom Dokument zum Datensatz – und warum das ganze Unternehmen betroffen ist

8. April 2026 – 10:57

Die Digitalisierung im Rechnungswesen wird oft als rein technisches Thema verstanden. Ein neues Rechnungsformat wird eingeführt, eine Software wird angepasst, und damit scheint die Aufgabe erledigt.

BildVom Dokument zum Datensatz
In der Praxis zeigt sich schnell, dass die Auswirkungen deutlich weiter reichen. Mit der elektronischen Rechnung verändert sich ein grundlegender Aspekt der Unternehmensprozesse: der Umgang mit Daten.

Elektronische Rechnungen enthalten strukturierte Informationen zu Geschäftspartnern, Leistungen, Steuern und Zahlungsbedingungen. Diese Daten können automatisiert geprüft, verarbeitet und weiterverwendet werden.

Die Rechnung wird damit von einem Dokument zu einem Datensatz innerhalb digitaler Unternehmensprozesse.

Diese Entwicklung verändert die Rolle des Rechnungswesens grundlegend.

Strukturierte Rechnungsdaten verändern Prozesse
Sobald Rechnungen als strukturierte Daten vorliegen, können sie direkt in Unternehmenssystemen verarbeitet werden. Prüfungen, Buchungen und Weiterverarbeitungen lassen sich teilweise automatisieren.

Damit verschiebt sich der Fokus vieler Projekte. Während früher häufig einzelne Dokumente im Mittelpunkt standen, rücken heute Datenstrukturen, Schnittstellen und Prozessketten in den Vordergrund.

Die Frage lautet daher nicht mehr nur, wie eine Rechnung erstellt oder empfangen wird. Entscheidend ist, wie Rechnungsdaten in die digitalen Prozesse eines Unternehmens eingebunden sind.

ERP-Systeme als zentrale Plattform
Eine Schlüsselrolle spielen dabei ERP-Systeme. Sie verbinden Rechnungswesen, Einkauf, Vertrieb, Lager, Projektmanagement und Controlling miteinander.

Sobald Rechnungsdaten automatisiert verarbeitet werden sollen, müssen auch andere Unternehmensbereiche ihre Daten und Prozesse entsprechend strukturieren. Bestellungen, Leistungsbeschreibungen, Stammdaten oder Projektinformationen werden Teil derselben digitalen Prozesskette.

Folge: Die Digitalisierung des Rechnungswesens führt dazu, dass auch andere Unternehmensbereiche ihre Prozesse digitalisieren müssen.

Business Intelligence: Aus Daten werden Steuerungsinformationen
Mit der Einführung oder Weiterentwicklung von ERP-Systemen entstehen zugleich neue Möglichkeiten für Auswertungen.

Business-Intelligence-Tools (BI-Tools) greifen auf Daten aus ERP-Systemen zu und ermöglichen es, Kennzahlen, Entwicklungen und Zusammenhänge schneller zu analysieren und darzustellen.

Während Auswertungen früher häufig erst am Monats- oder Quartalsende vorlagen, können Daten heute zeitnäher und oft auf Knopfdruck genutzt werden. Für Controlling und Geschäftsleitung entsteht damit eine neue Grundlage für Entscheidungen.

KI im Rechnungswesen: parallele Entwicklung
Beim Thema Künstliche Intelligenz lässt sich derzeit eine parallele Entwicklung beobachten.

Zum einen werden durch Softwareanbieter schrittweise KI-Funktionen in bestehende Anwendungen integriert. ERP-Systeme, Dokumentenmanagementlösungen und Buchhaltungssoftware erweitern ihre Systeme um KI-gestützte Klassifizierungen, Prognosen oder Assistenzfunktionen.

Zum anderen stehen Unternehmen vor der Aufgabe, sich strukturiert mit dem Einsatz von KI zu beschäftigen. Neben den technischen Fragen geht es auch um organisatorische und rechtliche Rahmenbedingungen.

Dazu gehören unter anderem:

* klare Prozessdefinitionen
* Verantwortlichkeiten für KI-gestützte Entscheidungen
* Anforderungen aus Datenschutz und EU-KI-Verordnung
* Fragen der Mitbestimmung.

Gleichzeitig müssen Unternehmen auch Risiken berücksichtigen, etwa fehlerhafte Ergebnisse, mangelnde Nachvollziehbarkeit oder falsche Trainingsdaten.

Digitalisierung des Rechnungswesens als Unternehmensprojekt
Die Einführung der elektronische Rechnungsabwicklung und die damit mögliche weitere Digitalisierung des Rechnungswesens werden häufig als isoliertes IT-Thema betrachtet. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell ein größerer Zusammenhang.

Elektronische Rechnungen liefern strukturierte Daten, die in ERP-Systemen weiterverarbeitet werden können. Auf dieser Grundlage greifen Reporting- und Controlling-Systeme auf konsistente Datenbestände zu und ermöglichen schnellere Auswertungen und Analysen. Gleichzeitig setzen KI-Anwendungen genau diese Datenbasis sowie klar definierte Prozesse voraus.

Die Digitalisierung des Rechnungswesens betrifft neben der Buchhaltung auch alle anderen Unternehmensbereiche. Um Rechnungsdaten automatisiert verarbeitet zu können, müssen auch Einkauf, Vertrieb oder Projektmanagement ihre Prozesse und Datenstrukturen entsprechend digital organisieren. Damit entsteht eine Entwicklung, die über das Rechnungswesen hinausreicht.

Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist damit in den meisten Fällen ein Digitalisierungsprojekt für das gesamte Unternehmen.

Seminare zur Digitalisierung im Rechnungswesen
Mit diesen Zusammenhängen beschäftigen sich auch zwei ganztägige Seminare zur Digitalisierung im Rechnungswesen, die im 14. April 2026 und 20. April 2026 stattfinden. Veranstalter ist die Akademie Heidelberg bzw. die Bildungseinrichtungen verschiedener IHKs (Arnsberg, Bonn, Darmstadt, Mannheim, Heilbronn, Siegen).

Im Mittelpunkt stehen unter anderem folgende Fragen:

* Welche Rolle spielt die E-Rechnung für digitale Prozesse?
* Welche Bedeutung haben ERP-Systeme für durchgängige Abläufe?
* Wie entstehen aus Rechnungsdaten aussagekräftige Auswertungen?
* Welche Voraussetzungen sind notwendig, um KI im Rechnungswesen sinnvoll einzusetzen?

Ziel der Seminare ist es, die Zusammenhänge zwischen E-Rechnung, ERP-Systemen, Datenqualität, Reporting, Business Intelligence und KI verständlich darzustellen.

Weiterführende Seminarinformationen: https://www.treuz.de/seminare-digitalisierung-im-rechnungswesen/

Hinweis: Jochen Treuz steht Redaktionen gerne als Interviewpartner und Gastautor zur Verfügung.

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