Digitalisierung, KI und Regulierung prägen die Agenda von CFOs. Onventis-CFO Tilo Schmalz erklärt im Interview, warum digitale Souveränität für Unternehmen vor allem eine finanzielle Frage ist.

Finanzmanagement ist längst keine rein administrative Disziplin mehr. Digitalisierung, künstliche Intelligenz und ein wachsendes Paket an europäischen Regulierungen bestimmen heute die Agenda von CFOs und Finanzmanagern. Hinzu kommt die aktuelle geopolitische Lage, die Unternehmen dazu zwingt, ihre Technologiepartner kritischer denn je zu hinterfragen.

Onventis positioniert sich bewusst als europäischer Source-to-Pay-Softwareanbieter. In diesem Interview spricht CFO Tilo Schmalz über die Marktsituation, die Herausforderungen für Unternehmen und warum digitale Souveränität aus seiner Sicht vor allem eine finanzielle Frage ist.

Wie beurteilen Sie als CFO die aktuelle Marktsituation?

Tilo Schmalz: Der europäische Markt für digitale Beschaffungs- und Rechnungsverarbeitungslösungen ist weiterhin stark in Bewegung. Gleichzeitig ist es eine herausfordernde Phase. Die wirtschaftlichen Aussichten sind gemischt: Inflation, Störungen in den Lieferketten und politische Unsicherheit führen dazu, dass Unternehmen Kosten und Risiken stärker denn je steuern.

Als CFO sehe ich zudem eine klare Verschiebung in den Gesprächen, die wir führen. Unternehmen wollen wissen, mit wem sie Geschäfte machen und wo ihre kritischen Geschäftsprozesse landen. Genau auf diese Fragen haben wir eine klare Antwort.

Welche Herausforderungen sehen Sie bei europäischen Unternehmen im Bereich Finanzmanagement?

Schmalz: Die Probleme sind auffallend ähnlich, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Die größte Herausforderung ist die Fragmentierung. Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit einer Mischung aus E-Mail-Postfächern, Excel-Dateien, ERP-Systemen und einzelnen Speziallösungen. Das macht es nahezu unmöglich, Echtzeit-Transparenz zu schaffen.

Ein zweiter Punkt ist die Compliance. Mit Initiativen wie CSRD, strengere Mehrwertsteuerregeln und E-Invoicing-Vorgaben müssen Finanzteams deutlich mehr berichten als früher. Ihre Basisprozesse sind darauf jedoch nicht ausgelegt. Wenn Vertragsdaten, Einkaufsdaten und Rechnungen verteilt vorliegen, wird die korrekte Berichterstattung zu einer enormen Aufgabe.

Darüber hinaus sind viele Prozesse historisch gewachsen. Was mich immer wieder beeindruckt, ist, wie viel Geld indirekt verloren geht. Nicht nur durch zu hohe Preise, sondern vor allem durch mangelnde Steuerung. Verpflichtungen aus Verträgen werden nicht aktiv überwacht, Lieferantenvereinbarungen sind nicht transparent und Ausgaben werden erst sichtbar, wenn das Geld bereits ausgegeben ist.

Unternehmen erkennen zunehmend, dass sich dies ändern muss. Die Herausforderung besteht jedoch darin, wie man dies auf strukturierte Weise angeht, ohne sofort ein riesiges Projekt zu starten. Bei Onventis möchten wir Sie dabei auf sehr pragmatische Weise unterstützen – mit einer modularen Plattform, die Sie Schritt für Schritt implementieren können.

Was bedeutet digitale Souveränität in diesem Zusammenhang?

Schmalz: Digitale Souveränität bedeutet für uns, dass Technologie, Daten und Kernprozesse innerhalb eines klaren und vorhersehbaren rechtlichen Rahmens funktionieren. Wir entwickeln unsere Plattform in Europa und stellen sicher, dass unsere Lösungen den europäischen Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

Die Relevanz dieses Themas hat in den letzten Jahren zugenommen. Unternehmen wünschen sich Transparenz darüber, wo ihre Daten gespeichert werden und welche Rechtsvorschriften gelten.

Die aktuelle geopolitische Dynamik schärft ganz einfach das Bewusstsein für Abhängigkeiten in der digitalen Infrastruktur. Immer mehr Organisationen stellen sich daher bewusst die Frage: Wie verbinden wir Innovation und Benutzerfreundlichkeit mit rechtlicher Klarheit und strategischer Autonomie? Wir bieten hierfür eine vollständig europäische Alternative, die technologisch wettbewerbsfähig ist, aber auf Transparenz und Stabilität basiert.

AP-Automatisierung ist einer der Schwerpunkte von Onventis. Wie sehen Sie die Rolle von KI im Finanzmanagement?

Schmalz: KI ist für mich vor allem ein Mittel, um den Finanzbereich wieder strategisch auszurichten. Zu viele Teams beschäftigen sich derzeit mit sich repetitiven Tätigkeiten: Daten abtippen, Rechnungen nachverfolgen und Reports erstellen. Das ist eine Verschwendung von Talenten.

Mit intelligenter Automatisierung lässt sich diese Zeit zurückgewinnen. Touchless Invoicing ist ein gutes Beispiel dafür. Wenn der Großteil der Rechnungen automatisch erkannt, abgeglichen und korrekt verbucht wird, verkürzen sich nicht nur die Durchlaufzeiten, sondern auch die Kosten pro Rechnung sinken erheblich.

Der eigentliche Mehrwert liegt jedoch in der Qualität. KI kann Muster erkennen, die Menschen übersehen, etwa abweichende Preisentwicklungen, doppelte Rechnungen oder Lieferanten, die nicht vertragskonform arbeiten. So wird Technologie zu einem aktiven Controller statt zu einem passiven Archiv.

Die Einführung von KI-Agenten innerhalb unserer Plattform folgt genau diesem Ansatz. Sie unterstützen Anwender beispielsweise beim Hochladen und Interpretieren von Angeboten im PDF-Format, bei der Strukturierung von Intake-Prozessen und bei der schnelleren Erstellung von Verträgen.

Idealerweise beginnt diese Optimierung nicht erst mit dem Eingang der Rechnung. Wer wirklich Effizienz erzielen will, muss Prozesse von Anfang an richtig gestalten und optimieren. Der größte Gewinn liegt am Anfang des Prozesses, bei der Anforderung und Genehmigung von Produkten oder Dienstleistungen. Wenn Budgets, Rechtsträger, Kostenstellen, Hauptbuchkonten und Artikelgruppen direkt korrekt erfasst werden, wird die endgültige Rechnung zu einer logischen und vorhersehbaren Folge des Prozesses statt zu einer unschönen Überraschung.

Für Organisationen bedeutet dies, dass sie in weniger Zeit mehr Kontrolle erlangen. Und Kontrolle ist letztlich das, worum es beim Finanzmanagement geht: Transparenz, Vorhersehbarkeit und Steuerbarkeit.

Zum Schluss: Was wäre Ihr wichtigster Rat an die Leser dieses Beitrags?

Schmalz: Mein Rat lautet, Technologieentscheidungen nicht länger als operatives Projekt zu betrachten, sondern als strategische Investition. Die Art und Weise, wie deine Beschaffungs- und Rechnungsstellungsprozesse gestaltet sind, hat direkten Einfluss auf die finanzielle Performance.

Dabei sollte man über reine Kosteneinsparungen hinausblicken. Diese sind wichtig, aber ohne gutes Datenmanagement und Transparenz sind Einsparungen oft nur vorübergehend. Nachhaltiger Mehrwert entsteht, wenn Prozesse effizient, konform und sicher sind.

Außerdem empfehle ich, die Zusammenarbeit zwischen CFO und CPO zu stärken. Der Einkauf ist einer der größten Kostenfaktoren in einem Unternehmen. Wenn Finanz- und Beschaffungsabteilung mit denselben Daten arbeiten, lässt sich deutlich proaktiver in Bezug auf Lieferanten, Verträge und ESG-Ziele steuern.

Und nicht zuletzt: Stellen Sie kritische Fragen an Ihre Softwarepartner. Wo liegen meine Daten? Wie zukunftssicher ist diese Plattform? Kann sie mit regulatorischen Anforderungen mitwachsen?

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Onventis ist seit 2000 ein Cloud-Pionier für die digitale Transformation von Einkaufs- und Finanzprozessen. Die Cloud Software Onventis Buyer ist ein All-in-One-Beschaffungssystem, das Unternehmen bei allen Beschaffungsvorgängen unterstützt, um Kontrolle über die Finanzlage, Prozesseffizienz und Kosteneinsparungen unter Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Gesetzen zu erzielen. Onventis Buyer optimiert und automatisiert alle Prozesse von der Beschaffungsquelle bis zur Bezahlung, einschließlich der Zusammenarbeit mit Lieferanten im Netzwerk. Das Onventis Netzwerk verbindet Geschäftsprozesse von Einkäufern und Lieferanten – einfach und sicher. Weltweit wickeln über 1.000 Unternehmen mit ca. 1,2 Millionen Anwendern im Onventis-Netzwerk ein jährliches Beschaffungsvolumen von über 20 Milliarden Euro mit 600.000 Lieferanten ab.

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