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Praxis-Leitfaden für strukturiertes Offboarding in Planungsbüros und IT-Dienstleistungsunternehmen

Strukturiertes Offboarding für Planungsbüros und IT-Dienstleister: newvision stellt kostenlose Checkliste und Praxisbeitrag zu Übergabe, IT-Security und DSGVO-Compliance bereit.

BildWels, 26. Juni 2026 – Der österreichische Softwareanbieter newvision hat einen praxisnahen Leitfaden zum Thema Offboarding veröffentlicht. Mit einer kostenfreien Checkliste und einem begleitenden Fachbeitrag richtet sich das Unternehmen gezielt an Planungsbüros und IT-Dienstleister, die beim Austritt von Mitarbeitenden besondere Anforderungen an Übergabe, IT-Sicherheit und Datenschutz zu erfüllen haben. Ziel der Veröffentlichung ist es, einen häufig unterschätzten Prozess strukturiert abbildbar zu machen – mit konkretem Bezug zu Compliance, Wissenssicherung und Arbeitgebermarke.

Offboarding wird in vielen Unternehmen nach wie vor manuell organisiert – über Excel-Tabellen, E-Mail-Verteiler und mündliche Absprachen. Eine Auswertung des Sicherheitsanbieters Wing Security zeigt, dass 63 Prozent der befragten Unternehmen einräumen, ehemalige Mitarbeitende hätten nach dem Austritt weiterhin Zugriff auf Unternehmensdaten gehabt. Gerade in projektorientierten Branchen mit vielen Tools, Berechtigungen und Kundenkontakten entstehen dadurch nicht nur operative Lücken, sondern auch reale Risiken in der IT-Sicherheit und im Datenschutz.

Hinzu kommt eine strukturelle Herausforderung: Während Onboarding-Prozesse in den letzten Jahren in vielen Unternehmen professionalisiert wurden, ist der Austrittsprozess häufig immer noch eine Aufgabe, die nebenbei mitlaufen muss. Verantwortlichkeiten zwischen HR, Führungskräften und IT sind selten klar definiert, einzelne Schritte werden vergessen oder doppelt erledigt. Genau hier setzt der neue Leitfaden von newvision an: Er schafft eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für alle Beteiligten und reduziert die Abhängigkeit von informellen Abstimmungen.

Mit dem neuen Leitfaden gliedert newvision den Austrittsprozess in acht zusammenhängende Bereiche: Start und interne Kommunikation, Austrittsgespräch und Feedback, Arbeitszeugnis und Referenzen, Wissenssicherung und Übergabe, externe Kommunikation, HR und Administration, IT-/Security- und Datenschutzthemen sowie ein abschließender, wertschätzender Abschied inklusive Netzwerkpflege. Die acht Bereiche sind so aufgebaut, dass HR, Führungskräfte und IT parallel daran arbeiten können – ein Aspekt, der laut newvision in der Praxis häufig unterschätzt wird.

Patrick Schuster, Consultant bei newvision und Autor des Beitrags, ordnet das Thema strategisch ein:

„Onboarding entscheidet, wie jemand startet. Offboarding entscheidet, wie man sich erinnert.“

Der Beitrag zeigt, wie sich Offboarding mit Hilfe einer integrierten HR-Lösung als geführter Workflow abbilden lässt – inklusive Aufgabenverteilung, Statusverfolgung, Erinnerungen und revisionssicherer Dokumentation. Dadurch lassen sich typische Schwachstellen wie offene Zugänge, ungeklärte Verantwortlichkeiten oder fehlende Nachvollziehbarkeit bei DSGVO-Anfragen systematisch reduzieren.

Besondere Aufmerksamkeit widmet der Leitfaden dem Zusammenspiel von HR, IT und Führung. In Planungsbüros und IT-Dienstleistungsunternehmen liegen viele Berechtigungen, Projektzugänge und Kundenkontakte verteilt vor – häufig auf mehrere Systeme, Plattformen und externe Tools. Ein strukturiertes Offboarding stellt sicher, dass diese Zugänge nicht nur dokumentiert, sondern auch nachvollziehbar entzogen werden. Gleichzeitig wird Wissen aktiv gesichert, statt es mit dem ausscheidenden Mitarbeitenden zu verlieren – etwa über Übergabegespräche, Dokumentationspflichten und definierte Nachfolgeszenarien.

Darüber hinaus betont newvision die Bedeutung eines professionellen letzten Eindrucks: Der Abschied prägt nicht nur die Wahrnehmung im verbleibenden Team, sondern auch die Außenwirkung im Markt. Ehemalige Mitarbeitende werden zunehmend als Teil des Unternehmensnetzwerks verstanden – etwa als Empfehlungsgeber, Sparringspartner oder potenzielle Wiedereinsteiger. Ein strukturiertes Offboarding zahlt damit direkt auf die Arbeitgebermarke ein und unterstützt langfristig die Personalgewinnung in einem zunehmend angespannten Fachkräftemarkt.

Die kostenlose Offboarding-Checkliste steht unter folgendem Link zum Download bereit:

https://www.newvision.eu/checkliste-offboarding-planungsbuero-it-dienstleister-kostenlos-download

Der dazugehörige Fachbeitrag mit Praxisempfehlungen und einer detaillierten Darstellung der Software-Unterstützung ist hier abrufbar:

https://www.newvision.eu/blog/offboarding-austrittsprozess-uebergabe-hr-software-gratis-checkliste

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

NewVision Software GmbH
Herr Maximilian Mayer
Bahnhofsplatz 1
4600 Wels
Österreich

fon ..: +43 69914600329
web ..: https://www.newvision.eu/
email : maximilian.mayer@newvision.eu

Die newvision Software GmbH mit Sitz in Wels (Österreich) ist seit rund 20 Jahren auf integrierte Business-Software für projektorientierte Unternehmen spezialisiert. Unter dem Leitgedanken „Wir denken alle in Projekten“ begleitet das über 50-köpfige Team Planungsbüros und IT-Dienstleister dabei, kaufmännische und administrative Prozesse strukturiert, effizient und zukunftssicher aufzustellen.

Das Lösungsportfolio basiert konsequent auf der Microsoft-Cloud und umfasst zwei starke Branchenlösungen:

ingo365 – Business Software für Ingenieur-, Planungs-, Konstruktions- und Architekturbüros
timo365 – ERP-Lösung von IT-Experten für IT-Experten

Uns verbindet tiefes Branchen-Know-how mit moderner Cloud-Architektur, Handschlagqualität und einer klaren Mission: Projekte jederzeit im Griff – mit einem Lächeln.

Kontakt newvision Software GmbH · Wels (Österreich) Tel.: +43 7242 214242-0 · office@newvision.eu · www.newvision.eu

Pressekontakt:

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Maximilian Mayer
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4600 Wels

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Strategische Echtzeit-Analyse für Onboarding & Offboarding

Maximale Transparenz für die sensibelsten Phasen des Employee Lifecycle: Durch systematische Messung wird aus einzelnen Ereignissen ein steuerbarer Zusammenhang.

BildDas neue Tool PERSENTIS Boarding unterstützt Unternehmen dabei, die kritischen Phasen des Onboardings und Offboardings durch präzise Datenanalysen zu optimieren. Mithilfe spezieller Kennzahlen wie dem OnBoardIndex oder dem TransitionGapIndex wird in Echtzeit gemessen, wie effektiv neue Talente integriert werden und welche wahren Gründe hinter Kündigungen stecken.

Diese datenbasierten Erkenntnisse ermöglichen es, die Arbeitgebermarke nachhaltig zu stärken und kostspielige Fluktuation frühzeitig zu verhindern. Ziel ist es, den gesamten Mitarbeiterzyklus transparent zu machen, um die Produktivität zu sichern und Fluktuationskosten durch fundierte Entscheidungen zu senken.

PERSENTIS Boarding wandelt somit emotionale Übergangsphasen in messbare wirtschaftliche Vorteile um.

https://www.persentis.com/boarding

Der OnBoardIndex und der OffBoardIndex verbessern die Entscheidungsfindung im Management, indem sie weiche Faktoren in harte, vergleichbare Kennzahlen übersetzen und so eine Echtzeit-Steuerung von Personalprozessen ermöglichen. Anstatt sich auf Bauchgefühl oder Standardantworten zu verlassen, erhält das Management eine objektive Datenbasis für strategische Maßnahmen.

Hier sind die spezifischen Wege, wie diese Indizes die Entscheidungsfindung optimieren:

* Frühwarnsystem für Fehlentwicklungen: Der OnBoardIndex (OBI) dient als sensibler Frühindikator für das Frühfluktuationsrisiko. Er ermöglicht es Führungskräften, bereits in den ersten 100 Tagen gegenzusteuern, wenn die Daten zeigen, dass neue Talente innerlich kündigen oder die Orientierung durch den Vorgesetzten fehlt. Dadurch können Entscheidungen zur Rettung eines Recruiting-Investments getroffen werden, bevor massiv Geld „verbrannt“ wird.
* Identifikation struktureller statt individueller Fehler: Während Einzelgespräche oft nur Einzelschicksale beleuchten, hilft die systematische Auswertung durch den OffBoardIndex dabei, Muster und strukturelle Ursachen für Kündigungen zu erkennen. Das Management kann so entscheiden, ob systemische Änderungen in der Organisation oder Führungskultur notwendig sind, anstatt nur Symptome zu bekämpfen.
* Objektivierung der Integrationsqualität: Durch den OnBoardIndex erhält das Management Klarheit darüber, wie schnell Mitarbeitende voll produktiv werden und ob der Cultural Fit sowie die fachliche Ergänzung tatsächlich gegeben sind. Dies führt zu besseren Entscheidungen bei der Optimierung von Einarbeitungsprozessen und der Auswahl künftiger Profile.
* Validierung der Arbeitgebermarke (Reality Check): Der OffBoardIndex misst den Rehire- und Empfehlungswert. Diese Daten ermöglichen es dem Management, den „Employer Brand Reality Check“ durchzuführen: Würden Insider das Unternehmen wirklich weiterempfehlen? Diese Erkenntnisse sind entscheidend für die strategische Ausrichtung des Recruitings und der Unternehmenskultur.

Zusammenfassend ermöglichen diese Indizes den Wechsel von einer reaktiven Rolle hin zu einer aktiven Gestaltung des Employee Lifecycles, indem sie Ursachen sichtbar machen, wo Fluktuation tatsächlich beginnt

1. Der OnBoardIndex (OBI): Integration messbar machen

Der Einstieg in ein Unternehmen ist eine psychologische Hochrisikozone. Auf die initiale Euphorie folgt zwangsläufig der sogenannte „Honeymoon-Hangover“ – jener Moment der Ernüchterung, in dem der Arbeitsalltag die Erwartungen einholt. Hier entscheidet sich, ob ein Neuzugang Wurzeln schlägt oder die innerliche Kündigung einleitet. Der OnBoardIndex (OBI) macht diese Dynamik steuerbar, indem er vier kritische Dimensionen destilliert:

Erfolgsfaktor Passung (Fit): Evaluiert den Cultural Fit und die Teamdynamik als Fundament für langfristige Stabilität.

Erfolgsfaktor Klarheit: Misst die Rollentransparenz; nur wer weiß, woran er gemessen wird, kann ab Tag 1 Leistung bringen.

Erfolgsfaktor Führung: Analysiert die psychologische Sicherheit und Orientierung durch die direkte Führungskraft.

Erfolgsfaktor Geschwindigkeit: Steuert die Zeit bis zur vollen Produktivität („Time-to-Value“)

Das „Frühfluktuationsrisiko“ innerhalb der ersten 100 Tage ist der kritischste Frühindikator für das Management – eine innerliche Kündigung in dieser Phase bedeutet den Totalverlust des Recruiting-Investments bei gleichzeitigem Frustrationsanstieg im Bestandsteam.

Während der OBI das Investment schützt, auditiert der OffBoardIndex die Seele der Organisation.

2. Der OffBoardIndex (OBI): Das ehrliche Spiegelbild der Organisation

Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, fällt die soziale Maske; es ist der Moment des ehrlichsten Feedbacks. Der OffBoardIndex (OBI) nutzt dieses Fenster, um über wertlose Standard-Antworten in Kündigungsschreiben hinauszugehen. Kündigungen sind selten spontane Ereignisse, sondern der Endpunkt schleichender Entfremdungsprozesse, die durch den OBI systematisch dekonstruiert werden.

Der PERSENTIS Offboarding-Fragebogen fokussiert sich auf drei strategische Säulen:

* Echte Kündigungsgründe: Differenzierung zwischen emotionalen Triggern (z. B. mangelnde Wertschätzung, Führungsdefizite) und rein rationalen Faktoren (z. B. Gehalt).
* Einfluss von Führung & Organisation: Identifikation struktureller Systemfehler, die über den Einzelfall hinausgehen und Muster erkennbar machen.
* Retention-Perspektiven: Die retrospektive Analyse klärt exakt, mit welchen Hebeln der Austritt hätte verhindert werden können – wertvolle Daten für die Bindung verbleibender High Potentials.

Ein professionell moderierter Austritt sichert den Rehire- und Empfehlungswert. Der Rehire-Wert ist der ultimative Reality Check für die Arbeitgebermarke: Würde jemand, der das System von innen kennt, uns erneut wählen? Nur so entstehen „Bumerang-Arbeitnehmer“, die mit externem Know-how zurückkehren und die Recruitingkosten künftiger Zyklen massiv senken.

PERSENTIS Boarding bietet ein Monitoring-System für lediglich 90 EUR pro Monat (bis zu 50 MA). Demgegenüber steht das immense finanzielle Risiko einer Fehlbesetzung, die je nach Position ein halbes bis zu einem doppelten Jahresgehalt ausmacht.

Checkliste für Entscheider (Wirtschaftliche Hebelwirkung):

* Amortisation des Recruiting-Investments: Sicherung des Headhunter- und Anzeigenbudgets durch verhinderte Frühfluktuation.
* Steigerung der Produktivität: Optimierung der Einarbeitungsphasen.
* Schutz des Betriebsklimas: Vermeidung des „Domino-Effekts“, bei dem Austritte Unruhe und weitere Kündigungen im Team provozieren.
* Datengestützte Prävention: Erkennen, wann und warum Leute (innerlich) kündigen
* Transformation von reaktiver Schadensbegrenzung in proaktive Bindungsstrategien.

https://www.persentis.com/boarding

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

PERSENTIS GmbH
Vero Neubacher
Lessingstraße 6
5020 Salzburg
Österreich

fon ..: 43 662 202011300
web ..: https://www.persentis.com/
email : v.neubacher@persentis.com

Klar entscheiden, wenn es um Menschen geht.
PERSENTIS stärkt Verbundenheit, fördert Leistungsfreude und senkt Fluktuation – durch fundierte Analysen, die zeigen, was Menschen wirklich bewegt.

Firmenname: PERSENTIS
Gründungsjahr: 2023
Standort: Salzburg, Austria

PRODUKTE

– PERSENTIS Analytics – Messen und Verstehen von Erwartungen und Motiven & wissen was wirkt

– PERSENTIS Profiling – Daten statt Raten im Recruiting: 2-Way Matching mit Zielprofil und Persönlichkeitsprofil

– PERSENTIS Care – Mentale Gesundheit am Arbeitsplatz: Psychische Gefährdungsbeurteilung nach DIN EN ISO 10075-1, §5 ArbSchG (DE) und §§ 4,5 und 7 ASchG (AT)

– PERSENTIS Boarding – Integrationsqualität und Fluktuationsgründe verstehen

PERSENTIS ist kein weiteres Umfragetool, sondern ein strategisches Management-Instrument, das menschliche Faktoren in klare, steuerbare Grundlagen für Unternehmensentscheidungen übersetzt. Ziel ist es, Risiken früh sichtbar zu machen, Passung zu erhöhen und Führung wirksam zu steuern.

Das Portfolio umfasst vier komplementäre Module:

PERSENTIS Analytics analysiert den „Psychologischen Vertrag“ zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden. Die Auswertung zeigt, welche Erwartungen, Motivationsfaktoren und Rahmenbedingungen Leistung beeinflussen und wo Risiken für Leistungsabfall, innere Kündigung oder Fluktuation entstehen. Dadurch werden konkrete Ansatzpunkte für eine gezielte Steuerung von Bindung und Performance sichtbar.

PERSENTIS Profiling ermöglicht präzises Recruiting durch ein 2-Way-Matching zwischen Mensch, Rolle, Team und Umfeld und reduziert so Fehlbesetzungen und Vakanzzeiten.

PERSENTIS Care ist ein rechtssicheres Screening zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen, das mit nur 13 Fragen belastbare Ergebnisse liefert und Compliance effizient sicherstellt.

PERSENTIS BOARDING ist ein Echtzeit-Monitoring von Onboarding und Offboarding und macht damit sichtbar, wie effektiv neue Talente integriert werden und welche wahren Gründe hinter Kündigungen stecken.

Unternehmen gewinnen mit PERSENTIS Handlungssicherheit in allen Personalfragen – von Recruiting über Bindung bis zur Prävention. Wissenschaftlich fundierte Modelle, kombiniert mit einer klaren Dashboard-Darstellung, machen Entwicklungen sichtbar, bevor Leistung und Stabilität leiden.

Unternehmen profitieren konkret von:

o Effizientem Recruiting: Klare Priorisierung passender Kandidaten.
o Höherer Mitarbeiterbindung & Leistungsqualität: Gezielte Maßnahmen statt Gießkannenprinzip.
o Rechtssicherheit: Einfache Umsetzung gesetzlicher Evaluierungspflichten.
o Kosteneinsparung: Massive Reduktion von Fehlbesetzungskosten und Fluktuationsschäden.

Pressekontakt:

PERSENTIS GmbH
Herr Thomas Stranig
Lessingstraße 6
5020 Salzburg

fon ..: 43 662 202011300
email : office@persentis.com

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Erfahrungswissen sichern mit Video – Wie Unternehmen das Wissen ihrer Fachkräfte erfolgreich sichern

Wie können Unternehmen auch ungeschriebenes Erfahrungswissen von Mitarbeitenden nutzen? Video und Social-Video-Plattformen können hier weiterhelfen. Ein Webinar gibt erste Einblicke.

BildKostenfreies Webinar am 4. November:

Industrie & Mittelstand aufgepasst: Wissen ist das wertvollste Kapital eines Unternehmens – doch wie gehen Sie damit um, wenn erfahrene Mitarbeitende gehen, Prozesse sich ändern und Erfahrungswissen verloren gehen kann?

Die Social Video Hub präsentiert ein kostenfreies Live-Webinar zum Thema „Wissen sichern mit Video – Wie Unternehmen den Generationenwechsel meistern“. Es findet am Dienstag, den 4. November von 14:00 bis 15:00 Uhr statt.

In dieser 45-minütigen Online-Veranstaltung lernen Teilnehmende, wie sie mit Videodokumentation und smartem Wissensmanagement – ohne Mehraufwand fürs Team – Bewährtes bewahren, Silos aufbrechen und Wissen lebendig halten.

Die Themen im Überblick:

* Wie sich per Video Wissen direkt im Arbeitsalltag dokumentieren lässt – ohne zusätzlichen Aufwand
* Wie wichtiges Erfahrungswissen zusätzlich durch Kommentare und Markierungen in Videos ergänzt werden kann
* Wie das Teilen und Speichern von Wissen auch mit hoher Sicherheit und ohne Datenschutzbedenken funktioniert
* Wie dank Video und innovativen Online-Tools die Zusammenarbeit gefördert werden kann und Wissenssilos aufzubrechen sind

Sehen Sie im Webinar außerdem eine Live-Demo unseres Tools „Social Video Hub“ für das moderne Wissensmanagement über Video im Unternehmen.

Zielgruppe: Ideal für Industrie und Mittelstand

Das Webinar richtet sich speziell an Fach- und Führungskräfte aus Industrie und Mittelstand, insbesondere HR, Wissens- und Qualitätsmanagement, Produktion sowie Wissens- und Lernverantwortliche, die den Herausforderungen des Generationswechsels im Unternehmen proaktiv begegnen möchten.

Anmeldung zum Webinar

Die Teilnahme ist kostenlos. Bitte melden Sie sich zeitnah an, da die Plätze begrenzt sind. Falls Teinehmer nicht am Webinar teilnehmen können, erhalten sie trotzdem die Aufzeichnung der Veranstaltung und ergänzende Unterlagen. Zur Anmeldung: https://social-video-hub.de/webinar/

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

Ghostthinker GmbH
Social Video Hub
Hunoldsberg 5
86150 Augsburg
Deutschland

fon ..: 0821-40821205
web ..: https://ghostthinker.de/
email : kontakt@social-video-hub.de

Über Social Video Hub
Der Social Video Hub unterstützt Unternehmen dabei, Erfahrungs- und Expertenwissen effizient zu erfassen, zu dokumentieren und gezielt für Mitarbeitende verfügbar zu machen – ein entscheidender Vorteil in Zeiten von Fachkräftemangel, Wissensverlust durch Pensionierung bzw. Wechsel und beschleunigten Unternehmensprozessen. Das System bietet eine intuitive Videolösung mit Kommentarfunktion, Markierungsmöglichkeiten und einer sicheren, DSGVO-konformen Datenhaltung.

Pressekontakt:

B2B Runner Marketingberatung Gilbert Schwartmann
Herr Gilbert Schwartmann
Heinrich-Delp-Straße 209
64297 Darmstadt

fon ..: 01791104120
email : gilbert@b2b-runner.com