Digitale HR-Prozesse schaffen Effizienz und Transparenz. Unternehmen können ihre Personalarbeit damit Schritt für Schritt modernisieren.

Von der Personalverwaltung zur digitalen HR-Organisation

Die Digitalisierung der Personalabteilung schreitet in vielen Unternehmen voran. Dabei geht es längst nicht mehr ausschließlich darum, Papierakten durch digitale Dokumente zu ersetzen. Moderne HR-Systeme sollen Prozesse vereinfachen, Daten zentral verfügbar machen und Mitarbeitende sowie Führungskräfte stärker in Personalprozesse einbinden.

Eine Plattform, die dabei in Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen eingesetzt wird, ist SAP SuccessFactors. Die cloudbasierte Lösung unterstützt verschiedene Bereiche des Personalmanagements – von der Stammdatenverwaltung über Recruiting und Weiterbildung bis hin zu Performance- und Zielmanagement.

Für Unternehmen stellt sich dabei häufig nicht die Frage, ob sämtliche HR-Prozesse gleichzeitig digitalisiert werden müssen. Vielmehr geht es um einen schrittweisen Ansatz: Welche Prozesse haben den größten Handlungsbedarf? Wo entstehen heute besonders viele manuelle Arbeitsschritte? Und welche Funktionen können kurzfristig einen messbaren Mehrwert schaffen?

Genau hier liegt eine wesentliche Stärke eines modular aufgebauten HR-Systems. Unternehmen können mit einzelnen Bereichen beginnen und ihre digitale HR-Landschaft anschließend Schritt für Schritt erweitern.

Der modulare Ansatz als Weg in die Digitalisierung

Eine vollständige Umstellung der Personalprozesse ist für viele Unternehmen ein komplexes Vorhaben. Historisch gewachsene Strukturen, unterschiedliche Systeme, Excel-Listen und individuelle Abläufe müssen berücksichtigt werden. Hinzu kommen Anforderungen an Datenschutz, Zugriffsrechte und die Integration bestehender IT-Lösungen.

Ein modularer Ansatz kann diese Herausforderungen reduzieren. Statt sämtliche HR-Prozesse auf einmal zu verändern, können Unternehmen zunächst einen konkreten Anwendungsfall auswählen. Häufig bietet sich beispielsweise die zentrale Verwaltung von Personaldaten an. Darauf aufbauend lassen sich weitere Prozesse digitalisieren.

SAP SuccessFactors und seine Module ermöglichen dabei eine schrittweise Erweiterung der HR-Funktionen. Welche Module tatsächlich eingesetzt werden, hängt von der Ausgangssituation, den Unternehmenszielen und der bestehenden Systemlandschaft ab.

Entscheidend ist weniger die Anzahl der eingesetzten Funktionen als deren sinnvolle Einbindung in die täglichen Arbeitsabläufe.

Employee Central als zentrale Datenbasis

Ein häufiger Ausgangspunkt für die Digitalisierung ist Employee Central. Das Modul dient der zentralen Verwaltung wichtiger Mitarbeiterinformationen und bildet damit eine Grundlage für weitere HR-Prozesse.

Stammdaten, organisatorische Zuordnungen und Informationen zu Beschäftigungsverhältnissen können digital strukturiert verwaltet werden. Änderungen lassen sich dadurch systemgestützt abbilden und müssen nicht zwingend über verschiedene Tabellen oder isolierte Anwendungen gepflegt werden.

Für die Personalabteilung kann dies insbesondere bei organisatorischen Veränderungen Vorteile bringen. Werden beispielsweise Abteilungen neu strukturiert, Mitarbeitende versetzt oder Verantwortlichkeiten geändert, können entsprechende Informationen zentral aktualisiert werden.

Gleichzeitig erhalten Beschäftigte und Führungskräfte je nach Berechtigung Zugriff auf relevante Informationen und Prozesse. Dadurch kann sich der administrative Aufwand im HR-Bereich reduzieren.

Recruiting wird zum digitalen Prozess

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Personalgewinnung. Gerade in einem angespannten Arbeitsmarkt stehen Unternehmen unter Druck, offene Stellen effizient zu besetzen und Bewerberinnen und Bewerber professionell durch den Recruiting-Prozess zu führen.

Mit SAP SuccessFactors Recruiting lassen sich verschiedene Schritte des Bewerbungsprozesses digital unterstützen. Dazu gehören beispielsweise die Veröffentlichung von Stellenangeboten, die Verwaltung von Bewerbungen und die Kommunikation mit Kandidatinnen und Kandidaten.

Der Nutzen entsteht dabei nicht allein durch die Digitalisierung einzelner Arbeitsschritte. Vielmehr können Informationen innerhalb eines strukturierten Prozesses zusammengeführt werden. Recruiting-Teams erhalten dadurch einen besseren Überblick über laufende Verfahren, während Bewerbende einen transparenteren Prozess erleben können.

Für Unternehmen ist außerdem die Verbindung zwischen Recruiting und weiteren HR-Prozessen relevant. Wird aus einer Bewerbung schließlich eine Einstellung, können Informationen in nachgelagerte Prozesse übergehen, anstatt mehrfach manuell erfasst werden zu müssen.

Lernen und Weiterbildung werden strategischer

Die Digitalisierung verändert nicht nur administrative Prozesse. Auch Weiterbildung und Kompetenzentwicklung gewinnen an Bedeutung.

Mit Lösungen für Learning können Unternehmen Weiterbildungsangebote zentral organisieren und Mitarbeitenden digital zugänglich machen. Schulungen, Lerninhalte und Entwicklungsmaßnahmen lassen sich strukturiert verwalten.

Besonders interessant wird dies, wenn Weiterbildung mit den strategischen Anforderungen eines Unternehmens verbunden wird. Verändern sich beispielsweise Technologien, Geschäftsmodelle oder gesetzliche Anforderungen, können Unternehmen gezielt entsprechende Lernangebote bereitstellen.

Damit entwickelt sich Learning zunehmend von einer reinen Verwaltungsaufgabe zu einem Instrument der strategischen Personalentwicklung.

Performance und Ziele digital abbilden

Auch Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen gehören zu den Bereichen, in denen Unternehmen zunehmend auf digitale Unterstützung setzen.

Das Performance-&-Goals-Umfeld von SAP SuccessFactors kann dabei helfen, Ziele strukturiert zu erfassen und Entwicklungsprozesse zu begleiten. Führungskräfte und Mitarbeitende können dadurch stärker in einen kontinuierlichen Dialog über Ziele und Entwicklung eingebunden werden.

Dabei sollte die Technologie nicht als Ersatz für persönliche Gespräche verstanden werden. Sie kann vielmehr die organisatorische Grundlage schaffen, damit Gespräche, Ziele und Vereinbarungen nachvollziehbar dokumentiert und über einen längeren Zeitraum betrachtet werden können.

Vergütung und Personalplanung als weitere Ausbaustufen

Nach der Digitalisierung grundlegender HR-Prozesse können Unternehmen weitere Bereiche integrieren. Dazu gehören beispielsweise Vergütungsprozesse, Nachfolgeplanung oder Workforce-Management-Funktionen.

Eine solche Erweiterung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn bereits eine gemeinsame Datenbasis geschaffen wurde. Denn je stärker HR-Prozesse miteinander verbunden sind, desto leichter können Informationen zwischen den einzelnen Bereichen genutzt werden.

Beispielsweise können Erkenntnisse aus der Personalentwicklung für die Nachfolgeplanung relevant sein. Informationen aus der Organisationsstruktur können wiederum für Personalplanung und strategische Entscheidungen genutzt werden.

Die Digitalisierung wird damit nicht als Sammlung einzelner Anwendungen verstanden, sondern als Aufbau einer zunehmend vernetzten HR-Landschaft.

Der Mensch bleibt ein entscheidender Faktor

Technologie allein macht einen HR-Prozess noch nicht besser. Eine erfolgreiche Einführung hängt wesentlich davon ab, ob die neuen Abläufe von den betroffenen Menschen akzeptiert und im Alltag genutzt werden.

Für HR-Abteilungen bedeutet dies, bestehende Prozesse zunächst kritisch zu hinterfragen. Nicht jeder bisherige Arbeitsschritt muss unverändert digital abgebildet werden. In vielen Projekten liegt gerade darin eine Chance: Prozesse können vereinfacht, Verantwortlichkeiten neu definiert und unnötige Zwischenschritte entfernt werden.

Auch Führungskräfte und Mitarbeitende sollten frühzeitig eingebunden werden. Wenn sie verstehen, welchen konkreten Nutzen ein neues System bietet, steigt die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Einführung.

Schulungen, verständliche Kommunikation und erreichbarer Support sind deshalb ebenso wichtig wie die technische Konfiguration der Software.

Datenqualität wird zum Erfolgsfaktor

Mit zunehmender Digitalisierung gewinnt außerdem die Qualität der HR-Daten an Bedeutung. Ein zentrales System kann nur dann verlässliche Ergebnisse liefern, wenn die zugrunde liegenden Informationen korrekt, vollständig und aktuell sind.

Unternehmen sollten daher bereits vor oder während einer Implementierung prüfen, welche Daten vorhanden sind, wo unterschiedliche Datenbestände existieren und welche Informationen tatsächlich benötigt werden.

Eine solche Bereinigung kann zunächst zusätzlichen Aufwand verursachen. Langfristig schafft sie jedoch eine bessere Grundlage für automatisierte Prozesse und fundierte Auswertungen.

Gerade bei Personalinformationen kommt außerdem dem Datenschutz eine zentrale Bedeutung zu. Rollen- und Berechtigungskonzepte müssen sorgfältig geplant und regelmäßig überprüft werden.

Integration entscheidet über den praktischen Nutzen

In der Realität arbeiten Unternehmen selten ausschließlich mit einem HR-System. Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Finanzsysteme, Identitätsmanagement und weitere Anwendungen müssen häufig miteinander kommunizieren.

Deshalb spielt die Integration eine entscheidende Rolle. Ein modernes HR-System entfaltet seinen Nutzen vor allem dann, wenn Daten nicht dauerhaft manuell zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen werden müssen.

Eine durchdachte Systemarchitektur kann helfen, Medienbrüche zu reduzieren und Prozesse durchgängiger zu gestalten. Gleichzeitig sollte jede Schnittstelle hinsichtlich Nutzen, Wartbarkeit, Sicherheit und langfristiger Strategie bewertet werden.

Kleine Schritte statt großer Umbruch

Für viele Unternehmen kann ein schrittweises Vorgehen die praktikablere Alternative zu einer sofortigen Komplettumstellung sein. Ein möglicher Weg beginnt mit der Digitalisierung zentraler Mitarbeiterdaten. Anschließend können Recruiting, Learning oder Performance-Prozesse folgen.

Dabei sollten Unternehmen für jede Ausbaustufe konkrete Ziele definieren. Geht es beispielsweise darum, administrative Aufwände zu reduzieren, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, die Datenqualität zu verbessern oder Mitarbeitenden mehr Self-Service-Möglichkeiten zu bieten?

Solche Zielsetzungen erleichtern später die Bewertung des Projekterfolgs.

Ein schrittweiser Ansatz bietet zudem die Möglichkeit, Erfahrungen aus einer ersten Implementierungsphase in die nächsten Projekte einfließen zu lassen. Dadurch kann sich die digitale HR-Landschaft kontinuierlich weiterentwickeln, ohne dass sämtliche Veränderungen gleichzeitig umgesetzt werden müssen.

Digitalisierung als langfristiger Veränderungsprozess

Die Einführung von SAP SuccessFactors ist für Unternehmen daher weniger als einmaliges IT-Projekt zu betrachten. Vielmehr kann sie Bestandteil einer langfristigen Transformation der Personalarbeit sein.

Mit jedem digitalisierten Prozess verändert sich auch die Rolle der HR-Abteilung. Routinetätigkeiten können stärker automatisiert werden, während mehr Zeit für Beratung, Personalentwicklung und strategische Themen zur Verfügung stehen kann.

Gleichzeitig entstehen neue Anforderungen: HR-Verantwortliche müssen Daten verstehen, digitale Prozesse gestalten und gemeinsam mit der IT sowie den Fachbereichen an einer leistungsfähigen Systemlandschaft arbeiten.

Der entscheidende Punkt ist deshalb nicht, möglichst viele Module einzuführen. Entscheidend ist, die richtigen Funktionen zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen und sie konsequent an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens auszurichten.

Der Blick auf die nächsten Entwicklungsschritte
Mit der zunehmenden Digitalisierung von HR-Prozessen gewinnen außerdem Automatisierung, Analysen und datenbasierte Entscheidungsprozesse an Bedeutung. Unternehmen können dadurch langfristig bessere Einblicke in ihre Belegschaft und deren Entwicklung erhalten.

Die Grundlage dafür entsteht jedoch bereits bei den ersten Digitalisierungsschritten. Einheitliche Datenstrukturen, klar definierte Prozesse und eine konsequente Nutzerorientierung schaffen die Voraussetzungen dafür, dass spätere Erweiterungen erfolgreich umgesetzt werden können.

Für Unternehmen bedeutet das: Die digitale Transformation der Personalabteilung muss nicht mit einem einzigen großen Projekt beginnen. Sie kann dort starten, wo der konkrete Bedarf am größten ist – und anschließend Schritt für Schritt wachsen.

So wird aus der Digitalisierung einzelner HR-Prozesse langfristig eine integrierte Personalorganisation, in der Daten, Prozesse und Menschen stärker miteinander verbunden sind.

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Stefanie Dürr
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