Mit vielen Tipps und Checklisten

JETZ-PR gibt Ihnen mit diesem Leitfaden einen detaillierten Überblick, was bei der Erstellung einer professionellen Pressemitteilung zu beachten ist – vom Layout über Form und Formulierungen des Inhalts bis zum Versand der Pressemitteilung.

Generell ist die Pressemitteilung ‚das‘ Transportmittel, um Firmennachrichten in die Medien zu transportieren. Die Pressemitteilung stellt dabei das Wesentliche und Interessante in den Mittelpunkt. Überprüfen Sie kontinuierlich, ob Informationen im Detail tatsächlich relevant sind, oder nur z.B. eine bloße Auflistung von eventuell sogar sekundären Einzelheiten darstellen. Der Schreibstil ist grundsätzlich sachlich und enthält weder Kommentierungen noch Bewertungen von Leistungen, Personen, Wettbewerbern und Sonstigem.

Checkliste Layout für Word / PDF-Vorlage

– Form-Vorlage: gleiches Layout für jede Pressemitteilung / Wiedererkennungseffekt schaffen / Firmenlogo (oben rechts oder links)
– 1 bis 1,5zeiliger Zeilenabstand
– Seitenrand links: mindestens 1 cm, rechts: mindestens 2 cm
– Leicht lesebaren Schrifttyp auswählen
– Maximal 65 Anschläge pro Zeile
– Blocksatz verwenden

Checkliste Form

– Nicht länger als eine, maximal 1,5 DIN-A4-Seite/n
– Kennzeichnung der Pressemitteilung als Pressemitteilung
– Text beginnt mit Angabe von Firma, Ort und Datum
– Keine Ich-Form
– Keine Bewertungen, keine Kommentierung – Sachlichkeit bewahren
– Zitate: Vor- und Nachname ohne ‚Herr/Frau‘, Funktion angeben
– Nur gängige Abkürzungen nutzen (wie z.B., bspw.)
– Keine Fremdwörter, jedoch Synonyme verwenden
– Nur belegbare Zahlen (z.B. Besucherzahl) veröffentlichen
– Zahlen von 1 bis 12 ausschreiben

Vor Versand: Angaben z.B. von Terminen: Ort, Datum und Zeit kontrollieren

Checkliste Inhalt – Grobstruktur

– Headline (Schlagzeile), ggf. Sub-Headline (inhaltlich ergänzende Schlagzeile)
– Headline: Aufmerksamkeit herstellen, Kernbotschaft
– Text: Beantwortung der Fragen wann, was, wo, wer, wie, warum – die Reihenfolge hängt vom Inhalt der Pressemitteilung ab
– 1. Absatz: Zusammenfassung der zentralen Informationen/Botschaften
– 2. Absatz: Ausführung von Details, Zitate
– 3. Absatz: Hintergründe, Historien
– Kurz und knapp formulieren – keine langatmigen Ausführungen
– Kurze Sätze – keine Schachtelsätze
– Keine werblichen Wörter wie z.B. revolutionär, besten, beachtlich, überdurchschnittlich
– Zu viele Erwähnungen des Firmennamens und/oder Produktnamen etc. vermeiden
– Unten: Pressekontakt einfügen – Firma, Anschrift, Person, Position, Telefonnummer mit Durchwahl, E-Mail, URL der Firmenwebseite

Hinweis: Wenn Redakteure Pressemitteilungen kürzen, dann von unten weg. Die Kernnachricht plus wichtigsten Details muss deshalb im ersten Absatz verarbeitet sein.

Checkliste Versand an selbst gesammelte Journalisten-Kontakte

– E-Mail-Versand – Text aus Word in den Editor und dann in die E-Mail kopieren
– Keine Word- oder PDF-Datei anhängen – generelle Angst vor Virusanhängen
– Bilder als Download bereitstellen, Download-Link in die E-Mail einfügen
– Bei nicht personalisiertem Versand (Sammelversand): alle E-Mail-Adressen in bcc setzen
– Antwort-E-Mail-Adresse kontrollieren (Unter welcher E-Mail gehen Antworten ein?)
– Journalisten-Austragung anbieten inklusive Angabe der E-Mail-Adresse dazu
– E-Mail-Signatur einfügen und auf Vollständigkeit überprüfen

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Beispiel-Pressemitteilung: Neuer Auftrag oder neues Projekt

Pressemitteilung

Headline: Mustermann GmbH: Neuer Auftrag von der Kirche in Musterstadt

Sub-Headline: Mustermann GmbH reduziert Energiekosten um mehr als 15 Prozent

Anmerkung: Ohne die Pressemitteilung gelesen zu haben, erhält der Redakteur schon eine erste konkrete Vorstellung, was die Pressemitteilung mitteilt.

Text: Firma, Ort, Datum – Künftig wird die Katholische Kirche in Musterstadt rund Summe EUR pro Jahr an Energiekosten einsparen. Das garantiert ein Energieeinsparauftrag, der heute zwischen der Katholischen Kirche und der Mustermann GmbH vereinbart wurde. Der Vertrag ist auf fünf Jahre angelegt. Die eingesparte Summe beträgt mehr als 15 Prozent des bisherigen Energieverbrauchs. (Anmerkung: Alle wichtigen Informationen werden im 1. Absatz genannt.)

Die Mustermann GmbH wird den bisher hohen Energieverbrauch der Kirche durch gezielte Maßnahmen im Bereich der Heizungs-, Lüftungs- und Elektrotechnik deutlich reduzieren. Dazu gehört unter anderem der Einbau von Regelanlagen in der Heizungszentrale sowie der raumlufttechnischen Anlage. Gleichzeitig werden die Laufzeiten der raumlufttechnischen Anlagen an den tatsächlichen Bedarf angepasst. Mustermann optimiert zudem die Heizwasserumlaufmenge und reduziert Verluste des Wärmenetzes, indem z.B. Rohrleitungen und Armaturen nachisoliert werden. Zudem werden Pumpenlaufzeiten herabgesetzt und alte Pumpen ausgetauscht. Um zusätzlich Strom zu sparen, ersetzt Mustermann darüber hinaus alle Leuchten durch Energiesparlampen – die dadurch erreichte Energieeinsparung beträgt xx Prozent. Alle Vorhaben werden während des laufenden Betriebs der Kirche umgesetzt, so dass alle Gottesdienste weiter stattfinden können. (Anmerkung: Im 2. Absatz wird die Kernnachricht um wichtige Details ergänzt.)

Der Musterstädter Energieexperte greift für diesen Auftrag auf sein langjähriges Know-how im Bereich Großgebäude zurück. So reduzieren bereits zwei Schulen sowie die Sportstädte in Musterstadt ihre Energiekosten erfolgreich durch die Beauftragung von Mustermann. Daneben unterstützt Mustermann ebenfalls Hausbesitzer bei Planung und Umsetzung nachhaltiger Energiekonzepte. Mustermann beschäftigt Summe Mitarbeiter und ist in der Region anerkannter Anbietern für integrierte Energie-Lösungen. (Anmerkung 3. Absatz: Hintergrund zur Firma und der Dienstleistung.)

Weitere Informationen und Pressebilder unter: URL angeben

Pressekontakt: Firma, Anschrift, Kontaktperson, Telefonnr., E-Mail, URL

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Weitere Informationen unter: https://jetztprpresse.blogspot.com/2023/01/leitfaden-professionelle.html

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Herr Wilhelm Fuchs
Kanonierstr. 6
40476 Düsseldorf
Deutschland

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