Wie funktioniert die technische Anbindung zwischen Fulfillmentdienstleister und Händler?

In der sich ständig weiterentwickelnden Welt des E-Commerce setzen immer mehr Onlinehändler auf externe Fulfillmentdienstleister, um ihre logistischen Herausforderungen zu bewältigen. Die strategische Auslagerung der Logistik ermöglicht es Händlern, sich auf ihre Kernkompetenzen, wie Vertrieb und Produktentwicklung, zu konzentrieren. Gleichzeitig eröffnet sich die Chance auf beschleunigtes Wachstum, da der lästige Betrieb eines eigenen Lagers und Personals entfällt und die Skalierbarkeit des Versandvolumens erhöht wird.

Doch bevor diese Zusammenarbeit starten kann, ist die nahtlose technische Anbindung zwischen dem bestehenden Shop- oder Warenwirtschaftssystem des Händlers und dem externen Fulfillmentdienstleister unerlässlich. Eine zuverlässige Integration bildet die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf der logistischen Prozesse. Aber worauf kommt es bei dieser Anbindung an? Welche Aspekte sollten bei der technischen Verknüpfung berücksichtigt werden?

Harald Subke, Gründer der Subke GmbH und selbst erfahrener Onlinehändler, bietet Einblicke in die Kernpunkte einer erfolgreichen Anbindung und verdeutlicht, warum alle Anbindungen letztlich ähnliche Prinzipien aufweisen.

Unabhängig davon, welches Shopsystem oder welche Warenwirtschaft eingesetzt wird, existieren zwei zentrale Datensätze, die stets miteinander abgeglichen werden müssen: Artikeldaten und Bestellungen. Unter Umständen können auch Anlieferungsaufträge hinzukommen, welche jedoch nicht bei jedem Fulfillmentdienstleister erforderlich sind. Um diese Daten reibungslos an den Fulfillmentdienstleister zu übertragen, gewährt der Händler dem Dienstleister über APIs (Application Programming Interfaces) seines Systems Zugriff. Dadurch erfolgt der Datenabgleich in beiden Richtungen. Insbesondere der Abgleich der Artikeldaten birgt wesentliche Schritte:

* Abgleich der Artikeldaten: Sobald die Verbindung zwischen dem Händlersystem und dem Fulfillmentdienstleister hergestellt ist, werden im ersten Schritt alle Artikeldaten vom Händlersystem in das Fulfillmentsystem übertragen (sogenannte „Urladung“). In regelmäßigen Intervallen, beispielsweise alle 15 Minuten, erfolgt ein erneuter Abgleich. Hierbei ist hohe Datenqualität der Artikeldaten von Bedeutung – Vollständigkeit und Richtigkeit sind unerlässlich. Abmessungen und Gewicht eines Artikels können für den Händler nebensächlich sein, jedoch benötigt der Fulfillmentdienstleister diese Informationen zur genauen Lagerplatzberechnung.

Die notwendigen Artikeldaten für den Fulfillmentprozess umfassen: Artikelnummer (eindeutiges Identifikationsmerkmal), Titel (zur Identifikation unbekannter Artikel), Gewicht (für korrekte Paketetikettierung), Abmessungen (ermöglichen genaue Lagerplatzberechnung), Barcode (zur Verarbeitung im Fulfillmentcenter) und optional ein Artikelbild.

Der Händler trägt die Verantwortung für die Aktualität und Vollständigkeit dieser Daten, da sie bereits vor der ersten Anlieferung an den Dienstleister übermittelt sein müssen. Subke betont: „Ein Fulfillmentanbieter arbeitet grundsätzlich mit Barcodes. Wenn diese beim ersten Wareneingang nicht bekannt sind, kann die Ware nicht eingebucht werden.“

Die Masterrechte für die Artikeldaten liegen beim Händler – er erstellt und pflegt sie. Im Gegensatz dazu liegen die Masterrechte für die Bestandsführung beim Fulfillmentdienstleister. Der Händler muss nun im Einklang mit diesen Verantwortlichkeiten agieren.

* Abgleich der Bestelldaten: Sobald eine Bestellung im Online-Shop eingeht, wird sie zum Fulfillmentdienstleister übertragen. Neben Lieferadresse und bestellten Artikeln erfolgt auch die Übermittlung der Versandart. Der Fulfillmentdienstleister überprüft die Verfügbarkeit der Artikel. Nicht lieferbare Artikel halten die Bestellung im Warte-Modus. Sobald die fehlenden Artikel eingebucht werden, ändert sich der Status und die Bestellung kann bearbeitet werden.

Subke verdeutlicht, dass es leicht übersehen wird, dass unlieferbare Bestellungen im System des Dienstleisters verbleiben. Storniert ein Kunde in dieser Zeit die Bestellung, muss der Händler diese Stornierung ebenfalls übermitteln, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen.

Eine weitere Herausforderung betrifft die Datenqualität der Versandadresse. Fehler in der Lieferadresse können zu Problemen führen. Hierbei spielen auch unterschiedliche Shopsysteme eine Rolle. Einige Systeme unterstützen die Verifikation der Lieferadresse, andere nicht. Diese Unterschiede sollten beachtet werden, um unnötige Zusatzkosten zu vermeiden.

Ebenfalls von Bedeutung ist die korrekte Übermittlung der Versandarten, da diese abhängig von Faktoren wie Land, Gewicht oder Artikel variieren können. Die korrekten Versandarten müssen bereits beim Fulfillmentdienstleister hinterlegt sein.

Nach dem Verpackungsprozess überträgt der Dienstleister den Status „Versendet“ inklusive Trackingnummer an das Händlersystem. Von dort aus kann der Kunde über den Versand informiert werden.

Ein Detail, das Shopsysteme oft nicht unterstützen, betrifft die Anlieferungsaufträge. Einige Dienstleister benötigen diese, um die Warenannahme zu organisieren. Subke erklärt, dass diese Aufträge nicht bei allen Dienstleistern obligatorisch sind. Einige Dienstleister stellen jedoch Dashboards bereit, über die Händler Anlieferungen managen können.

In der Zusammenfassung wird deutlich, dass eine technische Anbindung an einen Fulfillmentdienstleister – unabhängig vom gewählten System – grundlegende Ähnlichkeiten aufweist. Der Dienstleister leitet diesen Prozess oft ein und benötigt lediglich Zugangsdaten vom Händler. Dennoch ist es entscheidend zu wissen, wer für welche Daten verantwortlich ist und welche Schritte zu beachten sind. Eine erfolgreiche Umsetzung sichert eine reibungslose Übertragung und Abwicklung von Bestellungen.

_Über den Autor: Harald Subke, einst selbst Onlinehändler, hat nach Jahren des eigenen E-Commerce-Erfolgs die Subke GmbH gegründet, die Fulfillmentdienstleistungen anbietet. Mit umfangreicher Erfahrung in bekannten Shopsystemen und Multichannel-Tools versteht er die Bedürfnisse der Händler genau. Erfahren Sie mehr über seine Dienstleistungen unter: www.subke.com. Die Subke GmbH ist spezialisiert auf die Verwaltung von Artikelnummern, SKU, GTIN, Seriennummern, Attributen, Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) und Chargen._

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